Digitale eigenhändige Unterschrift nicht nur für die Großen

Tomáš Klimeš, Product Sales Manager ANASOFT

Auch kleine und mittelständische Unternehmen können Kunden Verträge, Übernahmeprotokolle, Lieferscheine bzw. Bestätigungen über Revisions- und Serviceeinsätze digital  unterschreiben lassen. Somit werden die Unternehmensprozesse beschleunigt und die Bürokratie eingeschränkt.

Jeder, der es zumindest ab und zu mit einer Bankzweigstelle oder einem Operator zu tun hat, hat schon auf einem kleinen Signpad unterschrieben, welches zur Aufzeichnung des Unterschriftsmusters bei dem Abschluss von Verträgen, ggf. zur Unterschriftsprüfung bei der Bestätigung von Transaktionen dient.

Telekommunikationsunternehmen und auch Bankhäuser beginnen sogar schon über ein neues Verkaufskonzept nachzudenken. Der Mitarbeiter bewegt sich im Laden oder im Shoppingcenter oder draußen auf einem Platz mit einem Tablet, spricht die Kunden aktiv an, präsentiert ihnen sein Angebot und schließt mit ihnen anschließend direkt auf dem Tablet auch den Vertrag ab .

Es ist natürlich, dass die Technologien für digitale Unterschriften zuerst von großen Unternehmen verwendet werden. Da die Technologie der digitalen Unterschrift preislich zugänglich ist und einfach anzuwenden ist, beginnen heute auch kleine Unternehmen, sich dafür zu interessieren. Nicht wegen der besseren Sicherheit oder dem höheren Kundenkomfort, was wiederum die Banken und Operatoren überzeugt hat. Kleine und mittelständische Unternehmen lockt vor allem die Möglichkeit an, die Firmenprozesse zu beschleunigen und effektiver gestalten zu können.

Wie funktioniert das

Einige derzeitige Tablet-Modelle können die Unterschrift aufgrund von biometrischen Kontaktstift auf den Bildschirm aufzeichnen und die Software ermöglicht dass deren Verbindung mit einem beliebigen Dokument bzw. Vertrag, mit einem Auftrag oder z. B. mit einem Abnahmeprotokoll.

Den Kunden erinnert dies an die Art und Weise des Unterschreibens, an die er bisher gewohnt war. Er hat alles vor sich, die Daten kann er kontrollieren. Der Unterschied besteht nur darin, dass er eigenhändig nicht kein Papier, sondern das elektronische Dokument direkt auf dem Bildschirm des Tablets unterzeichnet.

Zum Beispiel besucht ein Kollege des Außendienstes ganz normal einen Kunden, präsentiert ihm die Produkte oder Dienstleistungen und klärt mit ihm seine Vorstellungen, um ihm dann anschließend ein maßgeschnittenes Angebot zu schicken. Ist der Kunde einverstanden, muss er sich auch weiterhin um ihn kümmern, um von ihm auch einen Auftrag zu erhalten bzw. damit der Vertrag unterzeichnet wird. Erst dann kann die Rechnungslegung erfolgen. Dies alles dauert normalerweise einige Tage, möglicherweise auch Wochen, wobei während dieser Zeit das Risiko steigt, dass der Kunde seine Absicht überdenkt oder ein Angebot von der Konkurrenz annimmt.

Schneller und sicherer

Die digitale Unterschrift ermöglicht es, den ganzen Akquiseprozess zu beschleunigen. Im Idealfall nimmt der Vertreter die Änderungen im Angebot direkt bei dem Treffen auf dem Tablet vor, bzw. ergänzt Daten und lässt den Kunden den Auftrag oder Vertrag gleich unterschreiben. Das unterzeichnete Dokument kann von dem Tablet sofort zur Zentrale geschickt werden, wo die anschließenden Prozesse anlaufen – die Ausstellung der Rechnung oder zum Beispiel die Bestellung der Ware auf dem Lager.

Der komplette Geschäftszyklus wird dadurch beschleunigt, der Cashflow verbessert und es wird das Risiko eliminiert, dass sich der Kunde das Interesse anders überlegt bzw. zur Konkurrenz geht. Außerdem schränkt die Digitalisierung die Administrative ein, somit gewinnt die Kollegen des Außendienstes mehr Zeit für die Kunden und auch die Fehlerquote geht zurück, da die elektronischen Dokumente nicht nochmal ausgedruckt werden müssen.

Ähnliche Vorteile kann die digitale Unterschrift für eine Servicefirma haben, zum Beispiel für den Anbieter von Wartung und Revision von Aufzügen oder für ein Transportunternehmen, welches Material verteilt, zum Beispiel auf Baustellen. Bei der Materialentgegennahme unterschreiben die Fahrer und die Abnehmer elektronisch, so kann nichts mit den Papieren passieren – sie können nicht verloren oder entwertet werden und die Kunden müssen nicht in der ganzen Republik, gesucht werden.

Im Einklang mit der Legislative

Die geeignete Software kann die unterzeichneten Dokumente in dem Tablet abspeichern oder sie gleich mit einem entfernten Server synchronisieren. Das bedeutet, dass das unterzeichnete Dokument sicher ist und wenn an die Warenübernahme die Rechnungsausstellung gebunden ist, kann diese gleich beginnen, was genauso wie in einer Handelsfirma den Cashflow verbessert. Werden die Dokumente mit einer Software unterzeichnet, die mit der Legislative kompatibel ist und können auch Schriftsachverständige damit arbeiten, bedeutet dies, dass sie genauso gültig ist, als wenn sie schriftlich erfolgt.

Natürlich hat die Einführung der digitalen Unterschrift in solchen Firmen keinen Sinn, die pro Jahr zwei, drei Projekte haben oder die zweckgebunden für ein oder zwei Aufträge entstanden sind. Aber traditionelle Handelsfirmen, Servicefirmen oder Speditionen haben die gleichen Prioritäten – Verträge abschließen, Ware liefern oder Dienstleistungen anbieten und so schnell wie möglich die Rechnung ausstellen. Sie wollen sich nicht mit unnötiger Administrative befassen, zig Seiten Dokumente drucken, Berge von Papier archivieren, die Dinge  mit der Post schicken und unnötig Zeit verlieren und den Kunden dann wieder mit den Verträgen oder Aufträgen besuchen. Die digitale eigenhändige Unterschrift erleichtert ihnen in dieser Richtung das Leben wesentlich.

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