Digitale eigenhändige Unterschrift für alle

Eine komplette Unternehmensdokumentation einschließlich einer Unterschrift beschleunigt Prozesse, spart Kosten und hat Potenzial, die ganze Geschäftsmodelle zu ändern. Allerdings vor einer Implementation, müssen Firmen eine Frage der Archivierungsart der digital unterschriebenen elektronischen Dokumente lösen.

Falls Sie wenigstens ab und zu eine Filiale der Bank, oder des Mobilfunkanbieters besuchen, unterschrieben Sie sich bestimmt schon auf ein kleines Sign-Pad, das zur Auffassung des Unterschriftsmusters bei Vertragsabschluss, bzw. bei Authentifikation einer Transaktion dient. Es ist naturgemäß, dass digitale Unterschriftstechnologien bei Großunternehmen primär vorgestellt wurden. Dadurch, dass sie eine große Anzahl der Papierdokumente bearbeiten, war eine Digitalisierung im Vergleich zu den Initialkosten gerade hier sinnvoll. 

Heutzutage ist solch eine Technologie der digitalen Unterschrift nicht nur Kostenzugänglicher, sondern bietet breitere Nutzungsmöglichkeiten. Es handelt sich nicht nur um bessere Sicherheit, oder höheres Komfort für Klienten, die die Hauptgründe der Verbreitung unter den Banken und Mobilfunkanbietern waren. Mittelständische Firmen und Kleinunternehmen reizt diese Technologie vor allem wegen der potenziellen Beschleunigung und Effektivierung der Prozesse, wie auch nicht zuletzt die Kostenersparnisse.   

Tablet anstatt von Sign-Pad

Das tschechische Unternehmen Agentura Plus, das sich mit Personalleasing und Teilzeitarbeiter für Aushilfe-Programme beschäftigt, bearbeitet monatlich mehrere zehntausende Papierblätter. Angestellten einer Zentrale und sieben Filialen im ganzen Land unterschreiben Arbeitsverträge, Vereinbarungen der Arbeitstätigkeit, wie auch dazugehörige Dokumente wie Steuerermäßigungserklärungen, materielle Verantwortlichkeitserklärungen und Gehaltsabrechnungen.

In der Vergangenheit mussten die Agenturangestellten alle unterschriebenen Dokumente ausdrucken und in Papierform archivieren. Das Ergebnis solcher Aktivitäten ist nicht nur hohe Kosten für Druck und Archivierung, sondern auch unnötige Zeitverluste. Druck, Anlage und Nachsuche der Dokumente nahmen viel Zeit der Filialen-Angestellten in Anspruch. Das Papier-Archiv wird seit Ende 2016 nicht mehr vergrößert. Alle Dokumente - von Verträgen bis zu Gehaltsabrechnungen - werden nämlich elektronisch unterschrieben.

Das Unternehmen benutzt allerdings keine Sign-Pads, sondern direkt mobile Tablets, die das Erfassen der Unterschrift durch einen Berührungsstift (Stylus) auf Display ermöglichen. Eine spezielle Software, in diesem Fall SIGNATUS, versichert, dass jedes Dokument unterschrieben ist, ob es sich um einen Vertrag, eine Gehaltsabrechnung, oder anderes Dokument handelt. Der Arbeitnehmer, bzw. Arbeitsanwärter sieht das ganze Dokument vor sich, hat die Möglichkeit alles zu kontrollieren, wodurch ein möglicher Konflikt verhindert wird, wo ein theoretisch ungewünschter Text unterschrieben wird. Dies erinnert an die bekannte Unterschriftsart, allerdings mit dem Unterschied, dass hier kein Papier eigenhändig unterschrieben wird, sondern das Display von einem Tablet.

Schnelleres Handeln

Ein anderes Beispiel, wo eine digitale eigenhändige Unterschrift auf Tablet sinnvoll ist, ist eine Geschäftsaktivität außerhalb des Büros. Typischerweise besucht ein Händler seine Kunden, präsentiert Produkte, Dienste und macht sich eine Vorstellung über die Erwartungen, um anschließend einen maßgeschneiderten Preisvorschlag vorzubereiten und zu verschicken. Falls der Kunde einverstanden ist, ist es wichtig sich um ihn zu kümmern - eine Bestellung, oder einen Vertrag unterschrieben zu besorgen. Erst danach folgt die Abrechnung. All das dauert einige Tage, bzw. Wochen, während der sich der Kunde für Konkurrenzangebot entscheidet, oder sich es völlig anders überlegt.

Digitale Unterschrift ermöglicht das ganze Akquisitionsprozess zu beschleunigen. Idealerweise passt der Geschäftsmann das Angebot beim Kunden vor Ort an, ergänzt nötige Daten und legt es dem Kunden zur Unterschrift vor. Das unterschriebene Dokument kann somit gleichzeitig an die Zentrale verschickt werden, wo unmittelbar weitere anschließende Prozesse starten - Rechnung Ausstellen, Dienst Aktivieren, oder sogar Produktebestellung vom Lager.

Ähnlichen Beitrag kann eine digitale Unterschrift den Dienstleistungsunternehmen bieten - z.B. einen Dienstanbieter der Aufzüge-Wartung und -Revision, oder Transportgesellschaft, die die Baustellen mit Material beliefert. Im Falle einer elektronischen Signatur von beiden Seiten, den Fahrer und den Kunden, kann es nicht dazu kommen, wo Papier-Protokolle verloren oder vernichtet werden und die Kunden anschließend zusätzlich kontaktiert werden müssen.

Digitale Unterschrift öffnet den Firmen und Unternehmen neue Türen der Geschäfts- und Kundendienstkonzepte, wo sich der Mittarbeiter im Geschäftsraum, Einkaufzentrum, oder sogar draußen auf dem Platz frei bewegen kann und aktiv potenzielle Kunden ansprechen kann. Direkt dort kann er mit Tablet das Angebot präsentieren und anschließend, falls möglich, einen elektronischen Vertrag abschließen. Wahrscheinlich wird es nicht mehr lange dauern, wo alle europäischen Banken und ihre Filialen uns an Kaffeehäuser erinnern werden. Der Klient wird nicht mehr in einer Reihe warten müssen, sondern setzt sich auf die Couch, wo ihn der Bankangestellte mit Tablet anspricht.

Wohin mit digitalen Dokumenten

Ein natürliches Ergebnis der digitalen Unterschrift ist ein Wachstum der digitalen Dokumente. Genauso natürlich ist die Frage, die bei Einführung neuer Technologien gestellt wird: „Wie werden wir die Menge der Dokumente anschließend bearbeiten und archivieren?“.

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