LUNYS vertreibt frisches Obst und Gemüse in der gesamten Slowakei und arbeitet mit führenden Lieferanten aus ganz Europa zusammen. Das steigende Bestellvolumen deckte Schwächen in der papierbasierten Dokumentation auf, die das Unternehmen mit der elektronischen Signaturlösung SIGNATUS beheben konnte.
Die Hauptziele des Projekts
- die Handhabung und den Bearbeitungsprozess von Auftragsdokumenten vereinfachen,
- Erstellung einer elektronischen Übersicht über Aktivitäten, Waren und Barzahlungen außerhalb des Distributionszentrums.
Arbeiten mit Papierdokumentation
In der Niederlassung in Bratislava, mit einer Lagerfläche von 7.000 m², bereiten die Mitarbeiter durchschnittlich 800 Bestellungen vor und liefern jede Nacht 4.000 Kisten an die Kunden aus. Das bedeutet, dass fast 50 Tonnen Obst und Gemüse täglich durch die Hände der Mitarbeiter gehen. Alle diese Artikel werden manuell auf Lieferscheinen erfasst.
Die so vorbereiteten Bestellungen wurden anschließend Fahrern zugewiesen, die die Auslieferung an den Kunden sicherstellten. Bei der Warenlieferung besprach der Fahrer die Bestellung stets mit dem Kunden und erfasste alle Änderungen manuell in den Papierdokumenten. Am Lieferort konnte der Kunde den Rechnungsbetrag oder einen Teil davon bezahlen. Mit einer herkömmlichen tragbaren Kasse und einem Stapel Papier war das Risiko unklarer Eingaben und daraus resultierender fehlerhafter Abrechnungen sowie unzureichender Bestellkontrolle hoch. 7.000 m², 800 Bestellungen, manuelle Änderungen durch die Buchhaltung des Kunden, 4.000 Kisten, 50 Tonnen Obst und Gemüse – der Fahrer muss die Papiere vorbereiten.
Eine umfassende Lösung
Die auf Tablets installierte Anwendung SIGNATUS ersetzte die Papierdokumentation. Sie ermöglichte es Fahrern, Bestelldokumente ohne Einschränkungen direkt auf ihrem Mobilgerät zu bearbeiten und zu unterschreiben. SIGNATUS war zudem mit zwei unabhängigen Systemen verbunden: einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) und einem Finanzmodul.
Die Kommunikation der SIGNATUS-Anwendung mit dem ERP-System gewährleistet die sofortige Übermittlung von Informationen über die Waren und deren aktuellen Status außerhalb des Distributionszentrums. Diese Informationen werden nicht nur für die interne Verarbeitung in den Systemen genutzt, sondern auch für eine nachträgliche Warenprüfung nach Ankunft des Fahrers im Distributionszentrum. Die Anbindung der SIGNATUS-Anwendung an das Finanzmodul ermöglicht die elektronische Erfassung aller Informationen zu Barzahlungen und dem aktuellen Auftragsstatus zum Zeitpunkt des Wareneingangs beim Kunden. Elektronisch signierte Zahlungsbelege können von den Außendienstmitarbeitern zeitnah an die Finanzabteilung übermittelt werden.
Nachdem alle Bestellungen abgeschlossen waren, übergab der Fahrer die vollständige Dokumentation an die Buchhaltung, die die Lieferscheininformationen manuell in das Buchhaltungssystem eingab.
Vorteile
SIGNATUS und Vertriebsgesellschaften
SIGNATUS unterstützt Distributionsunternehmen bei der Optimierung ihrer wichtigsten Prozesse im Warenvertrieb. Mithilfe der App und eines mobilen Endgeräts erhält das Unternehmen einen elektronischen Überblick über alle Aktivitäten und Waren außerhalb des Distributionszentrums.
Die Lösung wurde mit dem System für die Sofortrechnungserstellung verknüpft, was zu einem verbesserten Cashflow führte. Die SIGNATUS-Lösung mit ihrer unabhängigen Infrastruktur und dem papierlosen Betrieb eröffnet neue Möglichkeiten für die Gestaltung von Distributionsprozessen.
Der sofortige Zugriff der Wirtschaftsabteilung auf die übermittelten Informationen beschleunigt die Ausstellung der elektronischen Rechnung und ermöglicht deren Versand an den Kunden noch am selben Tag.
