Ein führender Anbieter von ästhetischen und medizinischen Geräten, der mit verteilten Vertriebs-, Liefer- und Schulungsteams in ganz Großbritannien tätig ist.
Die Herausforderung
BTL Aesthetics UK verarbeitete ein hohes Dokumentenaufkommen in den Bereichen Vertrieb, Lieferung und Schulung. Diese Dokumente waren traditionell papierbasiert oder auf mehrere Systeme verteilt, was zu Ineffizienzen führte:
- Gedruckte Bestellformulare und manuelle Dokumentenerstellung
- Uneinheitliches Erscheinungsbild und Branding der Dokumente
- Transport der Unterlagen durch Kurierdienste und Außendienstmitarbeiter
- Verzögerte Transparenz der Außendienstaktivitäten für die Zentrale
- Zeitaufwändige, persönliche Unterschriftenerfassung
Mit dem Wachstum des Unternehmens musste die Dokumentenverwaltung vollständig digitalisiert, professionell und flexibel gestaltet werden, ohne dass zusätzliche Kundenbesuche erforderlich waren.
Die Lösung
Gemeinsam mit BTL Aesthetics UK haben wir Signatus als zentrale Plattform für die digitale Dokumentenerstellung, -signatur und -verarbeitung implementiert – vor Ort, im Büro und remote.
Signatus deckt den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab:
- Dokumente werden elektronisch aus strukturierten Daten erstellt.
- Professionell gestaltete, digitale Dokumente ersetzen Papierformulare.
- Ein Produktkatalog mit Bildern unterstützt Kundengespräche im Vertrieb.
- Unterschriften können vor Ort oder per E-Mail erfasst werden.
- Unterschriebene Dokumente werden umgehend in der Zentrale verarbeitet.
- Die Lösung funktioniert online und offline auf Tablets.
Die Vertriebsteams können die Vereinbarungen während der Meetings abschließen – oder die letzten Details, Unterschriften und administrativen Angelegenheiten nach dem Besuch aus der Ferne erledigen lassen.
Reduzierung des Zeitaufwands für Dokumentenerstellung und -verwaltung
Reduzierung von Nachbearbeitungen und Nacharbeiten dank einer einzigen, konsistenten Dokumenten- und Datenquelle
Echtzeit-Transparenz über Vertriebs-, Liefer- und Schulungsaktivitäten für das Management
Was hat sich geändert?
- Dokumente werden elektronisch erstellt, nicht gedruckt oder eingescannt
- Einheitliches, professionelles Dokument
- Einmal eingegebene Daten werden in allen Dokumenten wiederverwendet
- Integrierter Produktkatalog mit Bildern
- Professionellere und ansprechendere Kundengespräche
- Unterschriften werden vor Ort oder per E-Mail eingeholt
- Weniger Kundenbesuche zur Unterschriftenerfassung sind nötig
- Erhebliche Zeitersparnis für Vertrieb und Verwaltung
- Vertriebsmitarbeiter können Details nach Meetings abstimmen und Verträge remote abschließen
- Unterzeichnete Bestellungen und Dokumente sind sofort am Hauptsitz verfügbar
- Echtzeitbenachrichtigungen für wichtige Beteiligte
- Volle Transparenz über Vertriebs-, Liefer- und Schulungsaktivitäten
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle stellt sicher, dass jeder Benutzer nur die benötigten Informationen sieht
- Zentrale, sichere Dokumentenablage.
Ergebnisse
Der neue Arbeitsablauf brachte konkrete geschäftliche Vorteile:
Ein konkretes Beispiel:
Der Geschäftsführer wird unmittelbar nach jeder unterzeichneten Bestellung benachrichtigt, wodurch eine Echtzeit-Überwachung der Vertriebsaktivitäten im Außendienst gewährleistet ist.
Abschluss
Durch die Digitalisierung nicht nur von Unterschriften, sondern des gesamten Dokumentenworkflows unterstützte Signatus BTL Aesthetics UK dabei, Außendienstmitarbeiter, Kunden und die Zentrale in Echtzeit zu vernetzen.
Dokumente werden digital erstellt, professionell präsentiert, vor Ort oder remote signiert und sofort verarbeitet – alles innerhalb eines vernetzten Systems.
Signatus
„Signatus hat uns geholfen, die Dokumentenverwaltung in Vertrieb, Lieferung und Schulung zu vereinfachen. Dokumente werden nun digital in einem einheitlichen, professionellen Format erstellt und können vor Ort oder remote signiert werden. Dadurch entfällt ein Großteil des unnötigen Verwaltungsaufwands. Signierte Dokumente stehen dem Büro sofort zur Verfügung, sodass wir einen deutlich besseren Überblick über die Vorgänge im Außendienst haben. Nachfassaktionen und zusätzliche Besuche zur Unterschrifteneinholung wurden reduziert, und die tägliche Dokumentenbearbeitung ist einfacher und effizienter geworden.“
Marek Kelnar, Office Manager
BTL Aesthetics UK
