AGENTURA PLUS zählt zu den etabliertesten Personalagenturen in Tschechien.
Der hohe Papierverbrauch, die hohen Druckkosten und die aufwendige Dokumentenarchivierung kosteten die Mitarbeiter der Niederlassung viel Zeit. Daher entschied sich die Agentur, den Prozess durch die Einführung einer Lösung für die elektronische Dokumentensignatur zu optimieren.
Anforderungen an eine Lösung für elektronische Signaturen
- Nahtlose Anbindung an das bestehende ERP-System FINUS
- Gewährleistung der sicheren Archivierung signierter Dokumente
- Vereinfachte Handhabung signierter Dokumente
- Signieren von Dokumenten direkt auf einem Mobilgerät
Vollständige Elektronik in einer Lösung
AGENTURA PLUS hat seinen Papierverbrauch ermittelt. Die Mitarbeiter der Zentrale und der sieben Filialen drucken monatlich rund 38.000 Blatt Papier. Im Durchschnitt unterzeichnet ein Bewerber bis zu sieben verschiedene Dokumente in zweifacher Ausfertigung.
Die Softwarelösung ist zudem mit dem Finanzsystem FINUS verbunden, das die Agentur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzt.
Wenn ein Mitarbeiter einer Filiale heute im FINUS-System ein Dokument zur Unterschrift vorbereitet, startet er nicht den Drucker, sondern zeigt es mit einem Klick auf dem Tablet an. Der Mitarbeiter oder Bewerber sieht das Dokument wie gewohnt – der einzige Unterschied besteht darin, dass er kein Papier, sondern ein Tablet in der Hand hält. Er kann es prüfen.
Anschließend kann er seine Zustimmung direkt auf seinem Mobilgerät (Tablet) erteilen. Nach der Unterzeichnung archiviert der Mitarbeiter das Dokument und sendet es an die E-Mail-Adresse des Bewerbers. Das so erstellte Dokument ist rechtsgültig und für die weitere Bearbeitung sicher gesperrt.
Die Behörde hat sich die Notwendigkeit erspart, jedes zu unterschreibende und zu archivierende Dokument auszudrucken, indem sie SIGNATUS – eine Lösung für die digitale Dokumentensignatur – einsetzt.
SIGNATUS und Personalvermittlungsagenturen
Mitarbeiter von Zeitarbeitsfirmen bearbeiten täglich zahlreiche Dokumente – von Arbeitsverträgen bis hin zu Gehaltsabrechnungen. Mit SIGNATUSO kann der Mitarbeiter genau feststellen, wie viele Dokumente der Bewerber noch unterschreiben muss und ob die Dokumentation vollständig ist.
SIGNATUS digitalisierte und beschleunigte den Prozess des Vertragsabschlusses mit potenziellen Kandidaten in Personalvermittlungsagenturen, vereinfachte die interne Dokumentenverarbeitung und beseitigte geografische Beschränkungen bei der Unterzeichnung.
Die Ergebnisse
(pro Nutzungsmonat)
Blatt Papier gespart
Dokumente, die mit SIGNATUS unterzeichnet wurden
neu registrierte Arbeitssuchende
Signatus
„SIGNATUS ist für uns die optimale Lösung zur Dokumentendigitalisierung, insbesondere aufgrund der hohen Flexibilität sowohl bei der Implementierung als auch bei der Nutzung der Produktfunktionen. Wir signieren täglich zahlreiche Dokumente und haben Bewerbern mit SIGNATUS eine neue Art des Signierens aufgezeigt, die nicht nur für uns, sondern auch für sie von Vorteil ist.“
Ing. Marian Hnidka, Riaditeľ
Agentura Plus
