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Document Management

Document management

Ein Document Management System (DMS) ist ein Computer-system oder ein Satz von Programmen, der für die Überwachung, Steuerung, den Kreislauf und die Speicherung von elektronischen Dokumenten und Abbildungen von Papierdokumenten benutzt wird. Es enthält die Darstellung, Abfrage, Fertigstellung, Sicherheit, Archivierung, Vernichtung, den Informationsfluss, die Authentifizierung und Freigabe der Dokumente.

Die häufigsten Fälle für die Verwendung eines Document Management Systems

  • Publikationen der Dokumente, Kommentare und Bemerkungen, Scannen, OCR und Archivierung der Dokumente
  • Interaktive Formulare
  • Elektronische Akte, elektronische Signatur, Authentifizierung und Informationsschutz

Die Anforderungen für das Document Circulation Management haben einen breiten Umfang und können generell in mehrere Kategorien aufgeteilt werden

  • Funktionelle Abdeckung aller “Lebenszyklen“ des Dokumentes (Erstellung, Ergänzung, Kommentare, Informationsfluss, Archivierung für den vorgeschriebenen Zeitraum).
  • Integrationsfähigkeit (die Fähigkeit mit anderen Systemen zu integrieren, Multi-Funktionalität und offene Leistungs- und XML Architektur).
  • Sicherheit (Authentifizierung, Unterstützung elektronischer Signatur, Wahrung der Dokumentidentität während seines ganzen Lebenszyklusses, Auditing und Monitoring aller Aktivitäten).
  • Recht (z. B. Archivierung unter Einhaltung geltender Gesetze).
  • Technologie (eine Plattform der elektronischen Dokumente, basiert auf akzeptierten offenen Standrichtlinien, Unabhängigkeit eines Dokuments in der Anwendung, Minimierung von Benutzereinschränkungen, Optimierung der Auslastung technischer Mittel, und eine Garantie künftiger Entwicklung und Unterstützung).

Wichtigste vom Dokument gewährleistete Sicherheitskriterien

  • Vertraulichkeit – sichert den Inhalt eines Dokuments gegen Missbrauch.
  • Zugangsrechte – wer ist dazu berechtigt das Dokument zu lesen, mit dem Dokument zu arbeiten und es zu ändern.
  • Haftung – was wurde im Dokument durch die verantwortliche Person geändert.
  • Integrität – Bestätigung, dass das Dokument nicht geändert wurde.
  • Authentizität – Bestätigung über die Herkunft des Dokuments.
  • Unanfechtbarkeit – sichert, dass ein Unterzeichner seine/ihre Signatur nicht leugnen kann.

Ein Beispiel einer Lösung basierend auf Adobe LiveCycle ES ist das Fallmanagement in der Kriminalermittlung

  • Vereinigt fallbezogene Informationen in einem sichereren, zuverlässigeren, einfacher organisiertem und durchsuchbaren PDF-Format.
  • Verbindet Formulardaten mit Back-Office-Systemen um sich in andere Geschäftsprozesse zu integrieren, Daten von Unternehmensanwendungen zu extrahieren und sie dynamisch in konforme Dokumente zu konvertieren.
  • Enthält Multiformat-Informationen, einschließlich biometrischer Daten und Videos.
  • Wird privaten und sicheren Anwendungen gerecht und kann Inhalte elektronisch archivieren.
  • Ermöglicht ständige Dokumentensicherheit und –kontrollen, inner- oder außerhalb des Netzwerks.
  • Setzt regeln- und rollenbasiertes Vorgehen zur gemeinsamen Datennutzung über Abteilungen ein.