Spravujte nemovitosti online. Zásilky dokážete doručovat i bez tisku a pošty.

Moderní nároky na správu prostor

Správci budov řeší dnes a denně otázky, jak si splnit svoje povinnosti a zůstat v těžkých chvílích v kontaktu s domácnostmi, za jejichž bezpečí a komfort jsou zodpovědní. 

Opatření související s bojem proti koronavirové pandemii ještě zpřísňují nároky, které mají na správu budov jejich obyvatelé. Nutností je dezinfekce, bezkontaktní údržba a hlavně vzdálená komunikace. Při pravidelné korespondenci je nesmírně důležité dbát na spolehlivost a bezpečnost výměny zásilek. 

Správa na dálku

Informační systém DOMUS představuje komplexní řešení při správě bytových a nebytových prostor a při výrobě tepla. Jeho výhody využívají správci při správě více než 750 tisíc prostor. DOMUS proto nabízí ideální řešení práce se zásilkami v elektronické podobě. Pro správce budovy vzniká záruka, že jeho pošta neskončí v nesprávných rukách, protože má přehlednou evidenci spravovaných zásilek pod palcem.

Komunikace s vlastníky spravovaných jednotek je šitá na míru podle toho, jak si ji přejí. Kromě elektronické pošty je možné nastavit systém informování fyzickým tiskem u zákazníků doma, nebo pokud na doručení fyzických papírových dokumentů trvají, systém dokáže přehledně spravovat i poštovní doručování zásilek.

Šetří prostor i přírodu

Systém pro správu budov dokáže ušetřit také náklady na archivaci dokumentů. Množství potvrzení či dalších dokumentů nemusí správce budovy, stejně jako majitel nemovitosti odkládat ve fyzické formě. Ekologicky i prostorově šetrné je řešení elektronické správy příloh a archivace elektronických verzí zaslaných dokumentů, skenů, či jiných dokladů.  

Doručování v informačním sofwaru DOMUS pomocí funkčnosti „Zásilky“

Praktické ukázky použití správy online v DOMUSu

Samotní vlastníci dnes vyžadují administrativní úkony „bez papíru“. Mnohem jednodušeji se jim pracuje s dokumenty v elektronické podobě. Funkčnost Zásilky, která je integrována v informačním softwaru DOMUS, řeší právě takové doručovaní a následnou evidenci. Díky této funkcionalitě je vždy zřejmé kdy, komu a jakou formou odešla faktura, zálohový předpis nebo vyúčtování.

Doručování se nejčastěji provádí:

1. Tiskem – vlastníci obdrží vytištěné dokumenty, ať už přes hybridní poštu, tiskem na vlastních tiskárnách a následným podáním na poště, nebo roznesením přes zástupce či vlastními zaměstnanci. Nepřihlíží se k tomu, zda na vlastníka máme email nebo ne.
2. Tiskem a navíc emailem – vlastníci dostanou vytištěné dokumenty a duplicitně i emailem.
3. Podle nastavení adresáta – vlastníci dostávají dokumenty, buď v tištěné formě nebo poštou nebo emailem, podle toho, jak požádali správce. 

Doručování podle nastavení adresáta - emailem

Tato forma doručování je nejprogresivnější a nejvýhodnější formou doručování. Příprava na doručování emailem se skládá v informačním systému DOMUS ze třech kroků.

1. krok – označení vlastníků

Označení vlastníků, kteří žádají doručování emailem, se provede přímo na uživateli. Je potřebné vyplnit email a označit, že tento email se může použít pro doručování.

2. krok – příprava výstupů

V rámci jedné zásilky je možné doručit více příloh. U předpisu se většinou zasílá jen jeden dokument. Naproti tomu k vyúčtování se přikládají další výstupy, jako je např. zpráva o činnosti správce, fond oprav nebo přílohy od externích dodavatelů. Tento krok je možné si představit jako vkládání listů do obálky.

Jako první je výstup, který má adresáta. To znamená roční vyúčtování nebo předpis. Zde je zvolena sestava Roční vyúčtování:

Po načtení se vybere příkaz „Vytvoř zásilky“ buď v levém panelu, nebo v záložce Záznam. Obě možnosti zobrazí následující okno:

V horním řádku se zobrazilo vyúčtování pro 46 uživatelů a z toho pěti je možné vyúčtování doručit emailem. To znamená, že systém vygeneruje 5 emailů a 41 zásilek pošle na hybridní poštu.

Hybridní pošta je služba, kdy systém odešle vytvořené PDF hybridnímu operátorovi, ten je zaobálkuje a podá na poště.

Tento krok je možné opakovat libovolněkrát:

• Dalším výstupem, který má adresáta – například vyúčtování dalšího domu. V tomto případě vzroste počet zásilek v dávce. Pokud už v připravené dávce existuje adresát, tak se nevytváří nová zásilka (obálka), ale vloží se k existující. Typicky, když má někdo byt a garáž nebo má více bytů.
• Přílohami k prvnímu výstupu. Výstupy je možné tisknout za uživatele nebo celý dům. Systém je automaticky přidělí k zásilce (obálce) podle variabilního symbolu nebo domu, ve kterém se adresát nachází podle variabilního symbolu nebo domu, ve kterém se adresát nachází. 

3. krok – externí přílohy a odeslání zásilky

V posledním kroku je možné přiložit případné externí přílohy a odeslat dávku. Takto vypadá okno Zásilky v záložce Systém:

Externí přílohy je možné přikládat:

• Podle variabilního symbolu, čísla objektu nebo čísla vchodu – Typicky rozúčtování od externího rozúčtovatele tepla. V takovém případě se přikládá každý soubor jen k variabilnímu symbolu, který musí být v názvu souboru. V případě přiřazení podle čísla objektu nebo vchodu se přikládá příloha všem adresátům v objektu nebo ve vchodě.
• Externí přílohy všem adresátům v dávce – například firemní časopis. 

Následně se už jen odesílá dávka, v rámci níž se provede:

• Odeslání emailů
• Tisk nebo odeslání na hybridní poštu:

Hybridní pošta – systém odešle vytvořené PDF hybridnímu operátorovi, ten je  zaobálkuje a podá na poště.

Tisk – systém pošle vytvořené PDF na předvolenou tiskárnu v systému. Systém bude odesílat zásilky v pořadí, jaké je nastaveno v dávce s tím, že dokumenty pro jeden variabilní symbol (jednu obálku) se vytisknout vždy za sebou.

Archivace – odeslané zásilky se archivují k variabilnímu symbolu jako uložené dokumenty. Vždy se ví, co a jakým způsobem se zasílalo.