Digitalizácia papierových procesov vďaka elektronickému podpisu

Hlavné ciele projektu

• Zjednodušenie procesov pre klienta
• Obmedzenie fyzického kontaktu
• Zníženie počtu fyzických kópií
• Prechod na bezpapierovú kanceláriu

Predchádzajúca situácia

Vo Volkswagen Financial services (VWFS) na Slovensku používali riešenie pre podpisovanie digitálnych dokumentov počas osobného stretnutia v partnerskej sieti automobilových predajní. Klienti podpisovali zmluvy a poskytnutí financovania vozidiel na tabletoch prostredníctvom on-premise serverového riešenia. Špeciálna nadstavba riešenia zabezpečuje vzhľad používateľského prostredia podľa korporátnej identity. Neboli však ošetrené elektronické záznamy zmien v dokumentácii alebo podpisovanie zmluvných dodatkov na diaľku. V takýchto prípadoch museli klienti prísť osobne na pobočku alebo podpísať dokumenty doma a doručiť poštou. 

Hlavná výzva

Dlhodobým cieľom spoločnosti je úplná digitalizácia dokumentov a zjednodušenie procesov interne a pre svojich klientov. Život zmluvy bez papiera aj pri rôznych dodatkoch a úpravách dostal vysokú prioritu. Globálna pandémia navyše obmedzila možnosť osobných stretnutí, preto vo VWFS hľadali spôsob ako podpisovať na „diaľku“. Ďalšiu výzvu predstavovala požiadavka na integráciu so systémom pre správu zmluva systémom pre správu dokumentov (DMS).

Nasadenie riešenia

Pre implementáciu elektronického podpisovania na diaľku bolo zvolené on-line serverové riešenie, ktoré garantuje najvyššiu úroveň bezpečnosti a je umiestnené priamo v infraštruktúre VWFS. Znížili sa náklady na rozširovanie hardware-u vďaka vyžitiu existujúceho serverového komponentu pre elektronický podpis na tabletoch. Podpisový proces na diaľku je usmerňovaný prostredníctvom webovej aplikácie, ktorá je dostupná cez internetový prehliadač. Riadenie workflow a manažment pridružených akcií (zmeny stavov v procese, notifikácie, emaily, distribúcia) zastrešuje SIGNATUS server. Klient obdrží emailom odkaz, ktorý ho presmeruje na web stránku s dokumentami na podpis.

Podpísať sa môže priamo na dotykovej obrazovke mobilného zariadenia alebo myšou na PC po overení jednorázovým heslom zaslaným cez SMS. Okrem internetového prehliadača nie je potrebná inštalácia ďalších programov alebo doplnkov na klientovom zariadení. V emaili sa nachádzajú rôzne dynamické prvky, ktorá sa menia v závislosti od komunikujúceho zamestnanca a klienta. Email s odkazom je tak personalizovaný a menia sa v ňom kontakty predajcu, oslovenie klienta a pod.

Výhodou nadstavby, ktorá beží nad on-line aplikáciou je možnosť modifikovať vzhľad a presne zadefinovať postupy pred a po podpise. Zamestnanec môže klientovi posielať niekoľko dokumentov naraz (tzv. obálkovanie). V procese sú presne definované postupy, ktorý dokument má ísť kedy, komu a kam. Zamestnanec dokáže meniť názvy dokumentov a značiť dokumentov s povinným podpisom alebo na čítanie.

Aplikácia je integrovaná na systém pre správu dokumentov, kam sa ukladajú podpísané dokumenty. Integrácia na CRM systém zabezpečuje evidenciu vykonaných zmien na základe podpisu. V procese sú presne definované postupy, ktorý dokument má ísť kedy, komu a kam.

V procese sú presne definované postupy, ktorý dokument má ísť kedy, komu a kam.