Kedy budú naše kancelárie konečne bezpapierové

06.06.2016

Systémy pre digitalizáciu a manažment dokumentov patria do prvej päťky najpoužívanejších podnikových IT na Slovensku, väčšina firiem ich označuje za mimoriadne prínosné a viac ako štvrtina do týchto riešení plánuje v najbližších troch až piatich rokoch investovať.

Prieskum, ktorý urobila agentúra GfK v spolupráci s týždenníkom Trend a IT Asociáciou Slovenska na vzorke 146 respondentov ukázal, že systémy pre digitalizáciu a manažment dokumentov využíva v súčasnosti 60 % firiem. Až 79 % z nich považuje tieto riešenia za prínosné a 28 % respondentov uviedlo, že do digitalizácie a manažmentu dokumentov mienia do piatich rokov investovať. Na otázky odpovedali hlavne IT manažéri a IT špecialisti, ale aj riaditelia a majitelia prevažne stredne veľkých (50 až 250 zamestnancov) a veľkých (250 a viac zamestnancov) firiem.

Digitálne technológie s najväčším prínosom - GfK prieskum

Hoci čoraz viac podnikov využíva systémy pre správu dokumentov, každý z nás komunikuje emailami alebo cez rozličné chaty a o digitalizácii počúvame zovšadiaľ, objem vytlačeného papiera po celom svete neklesá. Naopak, pomerne výrazne rastie – od 80. rokov sa spotreba papiera globálne zhruba zdvojnásobila.

Myšlienka bezpapierovej kancelárie pritom nemá desať ani dvadsať rokov – tento koncept sa objavil už pred 40 rokmi. Napriek tomu priemerný pracovník v kancelárii minie podľa združenia Paperless Project ročne až 10 tisíc hárkov papiera. Takmer polovica vytlačených dokumentov skončí ešte v ten istý deň v koši. Na výrobu papiera sa dnes spotrebúva vyše 40 % dreva, ktoré sa celosvetovo vyťaží na priemyselné účely.

Výsledok nie je negatívny len pre životné prostredie. Pre firmy je tlač a narábanie s papierom neefektívne a skladovanie papierových dokumentov aj potenciálne rizikové. Zamestnanec v kancelárii strávi hľadaním dokumentov v emailoch a v papierových archívoch typicky 30 až 40 % pracovnej doby. A väčšina (70 %) firiem by v prípade katastrofickej straty papierových záznamov napríklad pri požiari alebo záplave do troch týždňov ukončila činnosť.

Prečo napriek všetkému mnohí ľudia vo firmách naďalej uprednostňujú papier pred digitálnym formátom? U niekoho je to možno vec zvyku – papier máme skrátka zažitý, radi sa ho dotýkame, robíme si naň poznámky. Hoci výskumy dokazujú, že z displeja ľudia čítajú rýchlejšie a s menším úsilím, pri otázke odkiaľ čítajú radšej, odpovedia že z papiera. Hlboko zakorenené návyky sa menia ťažko a zmeny stereotypov chcú čas.

Obdobne je to s ďalšími pomyselnými bariérami. Častým argumentom pre zachovanie papiera býva potreba dokument podpísať a archivovať. Pritom dnes nie je problém podpisovať dokumenty digitálne na obrazovku tabletu, ktorý dokáže zaznamenať podpis dotykovým perom a v kombinácii so špeciálnym softvérom spojiť podpisový vzor (vrátane biometrických prvkov) s dokumentom, napríklad so zmluvou. Pripomína to spôsob podpisovania, na ktorý sme všetci zvyknutí. Všetko vidno na obrazovke, údaje sa dajú prekontrolovať. Rozdiel je iba v tom, že vlastnoručne nepodpíšeme papier, ale elektronický dokument priamo na obrazovke tabletu.

Digitálne podpisovanie otvára cestu k novým spôsobom obsluhy zákazníkov aj k rýchlejším a efektívnejším firemným procesom. Prináša úsporu nákladov na tlač, distribúciu či archiváciu dokumentov a v neposlednom rade vyššiu bezpečnosť, keďže softvér ako je SIGNATUS dokáže podpísané dokumenty uložiť do tabletu, aj ich priebežne zosynchronizovať so vzdialeným serverom.

Pri zjavných prínosoch digitálneho spracovania dokumentov v bezpapierových procesoch a postupnej zmene „železných“ návykov sa azda papier vo firmách čoskoro definitívne uberie na zaslúžený odpočinok.

 

MOHLO BY VÁS TIEŽ ZAUJÍMAŤ: 

3 spôsoby ako archivovať digitálne podpísané elektronické dokumenty

Digitálny vlastnoručný podpis už nie je iba pre veľkých

Digitálny podpis mení obchodné modely

Čo dokážete s digitálnym podpisom