Digitálny vlastnoručný podpis už nie je iba pre veľkých

Tomáš Klimeš, Product Sales Manager ANASOFT

Aj malé a stredné firmy môžu dávať zákazníkom podpisovať zmluvy, preberacie protokoly, dodacie listy či potvrdenia o revíziách a servisných zásahoch digitálne. Zrýchlia tým firemné procesy a obmedzia byrokraciu.

Každý, kto aspoň občas navštevuje pobočku banky alebo operátora, sa už podpisoval na malý sign-pad, ktorý slúži na zaznamenávanie podpisového vzoru pri uzatváraní zmlúv, prípadne na overovanie podpisu pri potvrdzovaní transakcií.

Telekomunikačné firmy aj bankové domy dokonca začínajú uvažovať o novom koncepte predaja. Pracovník by sa pohyboval po predajni, alebo po nákupnom centre či po námestí s tabletom, aktívne by oslovoval zákazníkov, odprezentoval im ponuku a následne by s nimi priamo na tablete aj uzatvoril zmluvu.

Je prirodzené, že technológie pre digitálne podpisovanie začali ako prvé používať veľké spoločnosti. Keďže technológia digitálneho podpisu je cenovo dostupná a dá sa jednoducho používať, začínajú sa dnes o jej využitie zaujímať aj menšie firmy. Nie pre lepšiu bezpečnosť či vyšší komfort pre klientov, ktoré presvedčili banky a operátorov. Malé a stredne veľké firmy láka predovšetkým možnosť zrýchliť a zefektívniť procesy.

Ako to funguje

Niektoré súčasné modely tabletov dokážu zaznamenávať podpis vrátane biometrických prvkov dotykovým perom na obrazovku a softvér ho následne umožňuje spojiť s ľubovoľným dokumentom, či už so zmluvou, s objednávkou, alebo napríklad s preberacím protokolom.

Zákazníkovi to pripomína spôsob podpisovania, na ktorý bol vždy zvyknutý. Všetko má pred sebou, údaje si môže prekontrolovať. Rozdiel je iba v tom, že vlastnoručne nepodpisuje papier, ale elektronický dokument priamo na obrazovke tabletu.

Napríklad obchodník v teréne typicky navštívi zákazníka, odprezentuje mu produkty či služby a vyjasní si jeho predstavy, aby mu mohol následne poslať na mieru ušitú ponuku. Ak zákazník súhlasí, treba sa mu ďalej venovať a získať od neho objednávku, alebo podpis zmluvy. Až potom môže nasledovať fakturácia. To všetko zvykne trvať niekoľko dní, v horšom prípade aj týždňov, počas ktorých rastie riziko, že klient svoj zámer prehodnotí, prípadne prijme ponuku od konkurencie.

Rýchlejšie a bezpečnejšie

Digitálny podpis umožňuje celý akvizičný proces urýchliť. V ideálnom prípade obchodník priamo na stretnutí doladí ponuku v tablete, doplní potrebné údaje a dá zákazníkovi objednávku či zmluvu ihneď podpísať. Podpísaný dokument môže z tabletu okamžite odísť do centrály, kde sa spustia nadväzné procesy – či už vystavenie faktúry, alebo napríklad objednanie tovaru zo skladu.

Celý obchodný cyklus sa tým urýchľuje, zlepšuje sa cash-flow a eliminuje riziko, že si zákazník svoj záujem rozmyslí resp. zamieri ku konkurencii. Navyše, digitalizácia obmedzuje administratívu, takže obchodníci získavajú viac času na klientov a znižuje sa tiež chybovosť, keďže elektronické dokumenty netreba prepisovať.

Podobné prínosy môže mať digitálny vlastnoručný podpis pre servisnú firmu, napríklad pre poskytovateľa údržby a revízii výťahov, alebo pre prepravnú spoločnosť, ktorá rozváža materiál napríklad na stavby. Keď prebratie materiálu podpíšu vodiči aj odberatelia elektronicky, nemôže sa stať to čo s papiermi – že sa protokoly stratia alebo znehodnotia a zákazníkov treba znovu obháňať po celej republike.

V súlade s legislatívou

Vhodný softvér dokáže podpísané dokumenty uložiť do tabletu, alebo ich súčastne zosynchronizovať so vzdialeným serverom. To znamená, že podpísaný dokument je v bezpečí a ak je na prebratie tovaru naviazaná fakturácia, môže sa ihneď začať, čo rovnako ako v prípade obchodnej firmy zlepšuje cash-flow. Ak sú dokumenty podpísané softvérom, ktorý je kompatibilný s legislatívou a vedia s ním pracovať písmoznalci, znamená to, že sú rovnako právoplatné, ako keby mali písomnú podobu.

Samozrejme, zaviesť digitálne podpisovanie nemá zmysel vo firmách, ktoré robia dva-tri projekty ročne, alebo vznikli účelovo pre jednu či dve zákazky. No tradičné obchodné spoločnosti, firmy poskytujúce servis, alebo špedície majú rovnaké priority – uzavrieť kontrakt, dodať tovar alebo poskytnúť službu a čo najrýchlejšie vystaviť faktúru. Nechcú sa zaoberať nadbytočnou administratívou, tlačiť desiatky strán dokumentov , archivovať množstvo papiera, posielať poštou, alebo strácať zbytočne čas a chodiť opakovane za zákazníkmi so zmluvami či s objednávkami. Digitálny vlastnoručný podpis im v tomto smere výrazne uľahčí život.