3 spôsoby ako archivovať digitálne podpísané elektronické dokumenty

26.01.2016

Tomáš Klimeš, Product Sales Manager ANASOFT

S podpisovaním na displej sa dnes bežne stretávame v tradičných bankových domoch, pri návšteve telekomunikačných operátorov, aj pri kontakte s poisťovňami. Čoraz častejšie však výhody digitálneho podpisu objavujú aj menšie firmy. Nielen preto, lebo náklady na technológiu klesli na úroveň, kedy si ju môže dovoliť skutočne každý. Dôvodom sú hlavne zjavné prínosy, ktoré podpisovanie na displej v porovnaní s papierom prináša.

Malé a stredne veľké firmy môžu dnes dávať zákazníkom podpisovať digitálne nielen zmluvy, ale napríklad aj preberacie protokoly, dodacie listy či potvrdenia o revíziách alebo servisných zásahoch. Nepotrebujú pritom ani špeciálne prídavné zariadenie s dotykovým displejom (sign pad), na ktorý sa zvykneme podpisovať v bankách.

Na trhu dnes sú riešenia, ktoré využívajú schopnosť niektorých tabletov zaznamenávať vlastnoručný podpis vrátane biometrických prvkov dotykovým perom priamo na obrazovku, čiže bez pripájania dodatočného hardvéru. Zákazník tak vidí podpisovaný dokument na displeji a všetko prebieha rovnako ako pri použití papiera. S jediným rozdielom – že sa nepodpisujete na papier, ale na displej tabletu. Výhodou je nielen vysoká úroveň zabezpečenia digitálneho podpisu v dokumente, ale najmä urýchlenie obchodných procesov.

Prirodzeným výsledkom digitálneho podpisovania je nárast množstva elektronických dokumentov a prirodzená je tiež otázka, ktorú si manažéri pri zvažovaní nasadenia tejto technológie kladú: „Ako budeme následne hromady elektronických dokumentov spracúvať a archivovať?“.

Túto otázku je dobré zodpovedať už pred výberom systému pre digitálne podpisovanie. Mnohé totiž nie sú prepojené napríklad s cloudovými úložiskami a nedajú sa ani integrovať s riešeniami pre manažment dokumentov (DMS). Vo firmách je dnes bežné a pre zefektívnenie procesov nevyhnutné, aby mali k súborom prístup viacerí zamestnanci, preto s možnosťou že by podpísané súbory zotrvali iba na zariadení kde vznikli, ani neuvažujeme.

1. Zdieľaný lokálny / sieťový disk

Shared Local DiskPrvá možnosť kam uskladniť digitálne podpísané zmluvy, ale napríklad aj preberacie protokoly, dodacie listy či potvrdenia o revíziách alebo servisných zásahoch, je zdieľaný disk v lokálnej počítačovej sieti.

Vytvorenie centralizovaného disku je pomerne jednoduché, takže by to nemal byť problém ani pre bežného správcu siete. K súborom môžu po nastavení prístupových práv pristupovať aj iní používatelia pripojení do firemnej siete, prípadne aj vzdialene cez internetový FTP protokol.

Dáta môžu byť uskladnené na zdieľanom disku jedného z počítačov pripojených do lokálnej siete, alebo na vyhradenom serveri, ktorý poslúži ako súborový systém. Tak či onak, nevýhodou je, že o archivované dáta sa treba starať – predovšetkým vyriešiť zálohovanie a ich bezpečnosť. Treba tiež myslieť na to, že toto riešenie neposkytuje veľa iných možností pre ďalšiu správu a manažment súborov a už vonkoncom nie pre automatizáciu procesov.

2. Cloudové úložisko

Cloud storageModernejšie, pohodlnejšie, bezpečnejšie a efektívnejšie riešenie ako ukladať dokumenty na lokálny disk, je využiť niektoré z populárnych cloudových úložísk ako sú Google Drive, Dropbox alebo OneDrive. Väčšina ľudí dnes tvorí dokumenty v balíku Office. Predstavte si, že v kancelárii pripravíte zmluvu, ktorú uložíte vo formáte PDF do cloudového úložiska.

Keď odídete za klientom prebrať osobne posledné detaily, vezmete si so sebou tablet, na ktorom pri stretnutí skontrolujete iniciály, podmienky a zákazníkovi dáte zmluvu okamžite podpísať priamo na displej. Softvér pre digitálne podpisovanie zabezpečí, aby nebolo možné zmeniť obsah kontraktu ani podpisy a automaticky ho uloží na virtuálny disk v cloude. V prípade potreby sa dá dokonca takýto dokument aj zašifrovať tak, aby sa dal obsah prečítať iba pomocou špeciálneho kľúča.

Ak je softvér pre digitálne podpisovanie integrovaný s cloudovými službami, je archivácia a zdieľanie podpísaných elektronických dokumentov veľmi komfortné. Od používateľa sa nevyžadujú žiadne ďalšie kroky a dokument je ihneď po uložení dostupný kolegom, ktorí s ním môžu začať pracovať – či už ide napríklad o zabezpečenie dodávky tovaru, alebo o fakturáciu.

Výhodou je nielen zrýchlenie procesov a vysoká bezpečnosť takto archivovaných dokumentov, ale aj poriadok – ak treba niekedy v budúcnosti čokoľvek dohľadať, nemusíte sa prehrabávať v stohoch papierov. Postačí zadať kľúčové slovo, keďže v PDF dokumentoch možno fulltextovo vyhľadávať.

3. Document Management System (DMS)

Document management systemTretia možnosť čo urobiť s elektronickými dokumentmi, je využiť systém pre správu a manažment dokumentov (DMS). Môže ísť o lákavú možnosť pre firmy, ktoré z nejakého dôvodu odmietajú cloud. Buď majú prebytočný, účtovne neodpísaný hardvér, alebo sa stále necítia komfortne ak nemajú dokumenty tak povediac u seba. Prípadne majú vyššie nároky a nechcú len bezpečné úložisko pre dokumenty – môžu vyžadovať napríklad hlbšiu integráciu s podnikovým ERP systémom, alebo chcú spúšťať nad dokumentmi procesy.

Myšlienka nasadiť DMS systém môže znieť komplexne a draho, už dávno však už nejde o riešenie iba pre veľké podniky. K dispozícii sú aj open-source produkty, pri ktorých netreba platiť za licencie a v menších firmách s 20 až 50 používateľmi sa dajú aj pomerne jednoducho nainštalovať. Pre spoločnosti, ktoré sú naklonené cloudu a chcú mať prepracované možnosti správy dokumentov, je DMS k dispozícii aj online.

DMS umožňuje detailne nastavovať prístupové práva, riadiť celkový životný cyklus dokumentov a vytvárať „nad“ dokumentmi automatizované procesy. Keď napríklad obchodník distribučnej firmy v teréne podpíše na tablete so zákazníkom zmluvu a dokument odíde do DMS systému, automaticky odchádza na finančné oddelenie, kde ju zaevidujú a založia novú elektronickú zložku zákazníka. Na základe zmluvy sa vygenerujú úlohy pre logistické oddelenie (ktoré už do zmluvy a podmienok nemá prístup) a pripraví sa preberací protokol, ktorý dostane vodič nákladiaku s naloženým tovarom. Pri doručení dodávky zákazník šoférovi podpíše protokol znovu na tablet, odkiaľ okamžite odchádza na účtovné oddelenie, ktoré zákazníkovi vystavuje faktúru.

Procesy teda bežia automatizovane a ešte skôr, ako sa obchodník vráti zo stretnutia, alebo ako príde vodič z rozvozu tovaru. Možnosť okamžite generovať na základe dokumentu preddefinované úlohy pre jednotlivých ľudí, alebo oddelenia vo firme, je hlavná výhoda oproti cloudovým úložiskám, ktoré slúžia naozaj „iba“ na archiváciu a zdieľanie súborov.

Možnosti spravovania digitálne podpísaných dokumentov

Možnosti spravovania digitálne podpísaných dokumentov 

MOHLO BY VÁS TIEŽ ZAUJÍMAŤ: 

Čo potrebujete vedieť o elektronickom podpise pri celosvetovom obchodovaní

Digitálny vlastnoručný podpis už nie je iba pre veľkých

Digitálny podpis mení obchodné modely