Digitalizace papírových procesů díky elektronickému podpisu

Hlavní cíle projektu

• Zjednodušení procesů pro klienta
• Omezení fyzického kontaktu
• Snížení počtu fyzických kopií
• Přechod na bezpapírovou kancelář

Předchozí situace

Ve Volkswagen Financial services (VWFS) na Slovensku používali řešení pro podepisování digitálních dokumentů během osobní schůzky v partnerské síti automobilových prodejen. Klienti podepisovali smlouvy a poskytnutí financování vozidel na tabletech prostřednictvím on-premise serverového řešení. Speciální nástavba řešení zajišťuje vzhled uživatelského prostředí podle korporátní identity. Nebyly však ošetřeny elektronické záznamy změn v dokumentaci nebo podepisování smluvních dodatků na dálku. V takových případech museli klienti přijít osobně na pobočku nebo podepsat dokumenty doma a doručit poštou.

Hlavní výzva

Dlouhodobým cílem společnosti je úplná digitalizace dokumentů a zjednodušení procesů interně a pro své klienty. Život smlouvy bez papíru i při různých dodatcích a úpravách dostal vysokou prioritu. Globální pandemie navíc omezila možnost osobních setkání, proto ve VWFS hledali způsob jak podepisovat na „dálku“. Další výzvu představoval požadavek na integraci se systémem pro správu smlouva systémem pro správu dokumentů (DMS).

Nasazení řešení

Pro implementaci elektronického podepisování na dálku bylo zvoleno on-line serverové řešení, které garantuje nejvyšší úroveň bezpečnosti a je umístěno přímo v infrastruktuře VWFS. Snížily se náklady na rozšiřování hardwaru díky vyžití stávající serverové komponenty pro elektronický podpis na tabletech. Podpisový proces na dálku je usměrňován prostřednictvím webové aplikace, která je dostupná přes internetový prohlížeč. Řízení workflow a management přidružených akcí (změny stavů v procesu, notifikace, emaily, distribuce) zastřešuje SIGNATUS server. Klient obdrží emailem odkaz, který jej přesměruje na web stránku s dokumenty k podpisu.

Podepsat se může přímo na dotykové obrazovce mobilního zařízení nebo myší na PC po ověření jednorázovým heslem zaslaným přes SMS. Kromě internetového prohlížeče není nutná instalace dalších programů nebo doplňků na klientově zařízení. V emailu se nacházejí různé dynamické prvky, které se mění v závislosti na komunikujícím zaměstnanci a klientovi. Email s odkazem je tak personalizován a mění se v něm kontakty prodejce, oslovení klienta a pod.

Výhodou nástavby, která běží nad on-line aplikací je možnost modifikovat vzhled a přesně zadefinovat postupy před a po podpisu. Zaměstnanec může klientovi posílat několik dokumentů najednou (tzv. obálkování). V procesu jsou přesně definovány postupy, který dokument má jít kdy, komu a kam. Zaměstnanec dokáže měnit názvy dokumentů a značit dokumenty s povinným podpisem nebo ke čtení.

Aplikace je integrována na systém pro správu dokumentů, kam se ukládají podepsané dokumenty. Integrace na CRM systém zajišťuje evidenci provedených změn na základě podpisu. V procesu jsou přesně definovány postupy, který dokument má jít kdy, komu a kam.

V procesu jsou přesně definovány postupy, který dokument má jít kdy, komu a kam.