Digitální vlastnoruční podpis už není jen pro velké

Tomáš Klimeš, Product Sales Manager ANASOFT                             

I malé a střední firmy mohou dávat zákazníkům podepisovat smlouvy, předávací protokoly, dodací listy nebo potvrzení o revizích a servisních službách digitálně. Zrychlí se tím firemní procesy a omezí byrokracie.

Každý, kdo alespoň občas navštěvuje pobočku banky nebo operátora, se už podepisoval na malý sign-pad, který slouží na zaznamenávání podpisového vzoru při uzavírání smluv, případně na ověřování podpisu při potvrzování transakcí.

Telekomunikační firmy i bankovní domy dokonce začínají uvažovat o novém konceptu prodeje. Pracovník by se pohyboval po prodejně, nebo po nákupním centru či po náměstí s tabletem, aktivně by oslovoval zákazníky, odprezentoval jim nabídku a následně by s nimi přímo na tabletu uzavřel smlouvu.

Je přirozené, že technologie pro digitální podepisování začali jako první používat velké společnosti. Jelikož technologie digitálního podpisu je cenově dostupná a dá se jednoduše používat, začínají se dnes o její využití zajímat i menší firmy. Nejen pro lepší bezpečnost či vyšší komfort pro klienty, které přesvědčili banky a operátoři. Malé a středně velké firmy láká především možnost zrychlit a zefektivnit procesy.

Jako to funguje

Některé současné modely tabletů dokážou zaznamenávat podpis včetně biometrických prvků dotykovým perem na obrazovku a software ho následně umožňuje spojit s libovolným dokumentem, ať už se smlouvou, s objednávkou, nebo například s předávacím protokolem.

Zákazníkovi to připomíná způsob podepisování, na který byl vždy zvyklý. Všechno má před sebou a údaje si může překontrolovat. Rozdíl je pouze v tom, že vlastnoručně nepodepisuje papír, ale elektronický dokument přímo na obrazovce tabletu.

Například obchodník v terénu typicky navštíví zákazníka, odprezentuje mu produkty či služby a vyjasní si jeho představy, aby mohl následně poslat na míru ušitou nabídku. Pokud zákazník souhlasí, je třeba se mu nadále věnovat a získat od něho objednávku, nebo podpis smlouvy. Až potom může následovat fakturace. To všechno obvykle trvá několik dní, v horším případě i týdnů, během kterých roste riziko, že klient svůj záměr přehodnotí, případně přijme nabídku od konkurence.

Rychlejší a bezpečnější

Digitální podpis umožňuje celý akviziční proces urychlit. V ideálním případě obchodník přímo na setkání doladí nabídku v tabletu, doplní potřebné údaje a dá zákazníkovi objednávku či smlouvu ihned podepsat. Podepsaný dokument může z tabletu okamžitě odejít do centrály, kde se spustí návazné procesy – ať už je to vystavení faktury, nebo například objednání zboží ze skladu.

Celý obchodní cyklus se tím urychluje, zlepšuje se cash-flow a eliminuje riziko, že si zákazník svůj zájem rozmyslí, resp. zamíří ke konkurenci. Navíc digitalizace omezuje administrativu, takže obchodníci získávají více času na klienty a snižuje se též chybovost, protože elektronické dokumenty není třeba přepisovat.

Podobné přínosy může mít digitální vlastnoruční podpis pro servisní firmu, například pro poskytovatele údržby a revizí výtahů, nebo pro přepravní společnost, která rozváží materiál například na stavby. Když přebrání materiálu podepíšou řidiči i odběratelé elektronicky, nemůže se stát to co s papíry – že se protokoly ztratí nebo znehodnotí a zákazníky je třeba znovu shánět po celé republice.

V souladu s legislativou

Vhodný software dokáže podepsané dokumenty uložit do tabletu, nebo je součastně synchronizovat se vzdáleným serverem. To znamená, že podepsaný dokument je v bezpečí a pokud je na přebrání zboží navázaná fakturace, může ihned začít, což stejně jako v případě obchodní firmy zlepšuje cash-flow. Pokud jsou dokumenty podepsané softwarem, který je kompatibilní s legislativou a umí s ním pracovat písmoznalci, znamená to, že jsou stejně právoplatné, jako kdyby měli písemnou podobu.

Samozřejmě, zavést digitální podpis nemá smysl ve firmách, které dělají dva-tři projekty ročně, nebo vznikly účelově pro jednu či dvě zakázky. Tradiční obchodní společnosti, firmy poskytující servis, nebo spedice mají stejné priority – uzavřít kontrakt, dodat zboží nebo poskytnout službu a co nejrychleji vystavit fakturu. Nechtějí se zabývat nadbytečnou administrativou, tisknout desítky stran dokumentů, archivovat množství papíru, posílat poštou, nebo ztrácet zbytečně čas a chodit opakovaně za zákazníky se smlouvami či s objednávkami. Digitální vlastnoruční podpis jim v tomto směru výrazně ulehčí život.