3 způsoby jak archivovat digitálně podepsané elektronické dokumenty
26.01.2016
Tomáš Klimeš, Product Sales Manager ANASOFT
S podpisem na displej se dnes běžně setkáváme v tradičních bankovních domech, při návštěvě telekomunikačních operátorů, i při kontaktu s pojišťovnami. Stále častěji však výhody digitálního podpisu objevují i menší firmy. Nejen proto, že náklady na technologii klesly na úroveň, kdy si ji může dovolit skutečně každý. Důvodem jsou hlavně zjevné přínosy, které podpis na displej v porovnání s papírem přináší.
Malé a středně velké firmy můžou dnes dávat zákazníkům podepisovat digitálně nejen smlouvy, ale například i předávací protokoly, dodací listy či potvrzení o revizích nebo servisních opravách. Nepotřebují přitom ani speciální přídavné zařízení s dotykovým displejem (signpad), na který se obyčejně podepisujeme v bankách.
Na trhu jsou dnes řešení, které využívají schopnost některých tabletů zaznamenávat vlastnoruční podpis včetně biometrických prvků dotykovým perem přímo na obrazovku, čili bez připojení dodatečného hardwaru. Zákazník tak vidí podepisovaný dokument na displeji a všechno probíhá stejně jako při použití papíru. S jediným rozdílem – že se nepodepisujete na papír, ale na displej tabletu. Výhodou je nejen vysoká úroveň zabezpečení digitálního podpisu v dokumentu, ale především urychlení obchodních procesů.
Přirozeným výsledkem digitálního podpisu je nárůst množství elektronických dokumentů a přirozená je taky otázka, kterou si manažeři při zvažování nasazení této technologie kladou: „Jak budeme následně hromady elektronických dokumentů zpracovávat a archivovat?“.
Na tuto otázku je dobré odpovědět už před výběrem systému pro digitální podepisování. Mnoho jich totiž není propojeno například s cloudovými úložištěmi a nedají se ani integrovat s řešením pro management dokumentů (DMS). Ve firmách je dnes běžné a pro zefektivnění procesů nevyhnutelné, aby mělo k souborům přístup více zaměstnanců, proto s možností že by podepsané soubory setrvaly jen na zařízení, kde vznikly, ani neuvažujeme.
1. Sdílený lokální disk
První možnost kam uskladnit digitálně podepsané smlouvy, ale například i předávací protokoly, dodací listy či potvrzení o revizích nebo servisních opravách, je sdílený disk v lokální počítačové síti.
Vytvoření centralizovaného disku je poměrně jednoduché, takže by to neměl být problém ani pro běžného správce sítě. K souborům mohou po nastavení přístupových práv přistupovat i jiní uživatelé připojení do firemní sítě, případně i vzdáleně přes internetový FTP protokol.
Data mohou být uskladněna na sdíleném disku jednoho z počítačů připojených do lokální sítě, nebo na vyhrazeném serveru, který poslouží jako souborový systém. Tak či onak, nevýhodou je, že o archivovaná data je třeba se starat – především vyřešit zálohování a jejich bezpečnost. Je třeba také myslet na to, že toto řešení neposkytuje mnoho jiných možností pro další správu a management souborů a už vůbec ne pro automatizaci procesů.
2. Cloudové úložiště
Modernější, pohodlnější, bezpečnější a efektivnější řešení než ukládat dokumenty na lokální disk, je využít některé z populárních cloudových úložišť jako jsou Google Drive nebo OneDrive. Většina lidí dnes tvoří dokumenty v balíku Office. Představte si, že v kanceláři připravíte smlouvu, kterou uložíte ve formátu PDF do cloudového úložiště.
Když odejdete za klientem probrat osobně poslední detaily, vezmete si s sebou tablet, na kterém při setkání zkontrolujete iniciály, podmínky a zákazníkovi dáte smlouvu okamžitě podepsat přímo na displej. Software pro digitální podpis zabezpečí, aby nebylo možné změnit obsah kontraktu ani podpisy a automaticky ho uloží na virtuální disk v cloudu. V případě potřeby se dá dokonce takový dokument i zašifrovat tak, aby se dal obsah přečíst jen pomocí speciálního klíče.
Pokud je software pro digitální podpis integrován s cloudovými službami, je archivace a sdílení podepsaných elektronických dokumentů velmi komfortní. Od uživatele se nevyžaduje žádné další kroky a dokument je ihned po uložení dostupný kolegům, kteří s ním mohou začít pracovat – ať už jde například o zabezpečení dodávky zboží, nebo o fakturaci.
Výhodou je nejen zrychlení procesů a vysoká bezpečnost takto archivovaných dokumentů, ale i pořádek – pokud je třeba někdy v budoucnosti cokoliv dohledat, nemusíte se přehrabávat ve stozích papírů. Postačí zadat klíčové slovo, protože v PDF dokumentech můžeme fulltextově vyhledávat.
3. Document Management System (DMS)
Třetí možnost co udělat s elektronickými dokumenty, je využít systém pro správu a management dokumentů (DMS). Může jít o lákavou možnost pro firmy, které z nějakého důvodu odmítají cloud. Buď mají přebytečný, účetně neodepsaný hardware, nebo se stále necítí komfortně, pokud nemají dokumenty takříkajíc u sebe. Případně mají vyšší nároky a nechtějí jen bezpečné úložiště pro dokumenty – mohou vyžadovat například hlubší integraci s podnikovým ERP systémem, nebo chtějí spouštět nad dokumenty procesy.
Myšlenka nasadit DMS systém může znít komplexně a draho, avšak již dávno nejde o řešení jen pro velké podniky. K dispozici jsou i open-source produkty, při kterých není třeba platit za licence a v menších firmách s 20 až 50 uživateli se dají i poměrně jednoduše nainstalovat. Pro společnosti, které jsou nakloněné cloudu a chtějí mít přepracované možnosti správy dokumentů, je DMS k dispozici i online.
DMS umožňuje detailně nastavovat přístupová práva, řídit celkový životní cyklus dokumentů a vytvářet „nad“ dokumenty automatizované procesy. Pokud například obchodník distribuční firmy v terénu podepíše na tabletu se zákazníkem smlouvu a dokument odejde do DMS systému, automaticky odchází na finanční oddělení, kde ji zaevidují a založí novou elektronickou složku zákazníka. Na základě smlouvy se vygenerují úlohy pro logistické oddělení (které už do smlouvy a podmínek nemá přístup) a připraví se předávací protokol, který dostane řidič nákladního vozidla s naloženým zbožím. Při doručení dodávky zákazník řidiči podepíše protokol znovu na tablet, odkud okamžitě odchází na účetní oddělení, které zákazníkovi vystavuje fakturu.
Procesy tedy běží automatizovaně a ještě dřív, než se obchodník vrátí ze setkání, nebo než přijde řidič z rozvozu zboží. Možnost okamžitě generovat na základě dokumentu předdefinované úlohy pro jednotlivé lidi, nebo oddělení ve firmě, je hlavní výhoda oproti cloudovým úložištím, které slouží doopravdy „jen“ na archivaci a sdílení souborů.
Možnosti spravování digitálně podepsaných dokumentů:
MOHLO BY VÁS TAKY ZAJÍMAT:
Co potřebujete vědět o elektronickém podpisu při celosvětovém obchodování
Digitální podpis mění obchodní modely
