„Skladníci sú ako jazdci F1“ Marián Šarišský o riadení e-commerce skladu a logistiky

Skladové prevádzky v dynamickom odvetví e-commerce čelia množstvu špecifických výziev, najmä v oblasti optimalizácie skladovej logistiky, riadenia sezónnych výkyvov a udržania rovnováhy medzi efektivitou a kvalitou služieb.  Schopnosťou spracovať tisíce objednávok denne je sklad firmy Dedoles vybavený na zvládanie vysokých objemov operácií.

Flexibilný prístup k procesom, ako aj dôraz na optimalizáciu skladových zásob, sú základnými princípmi jeho fungovania. Sezónne výkyvy vyžadujú prispôsobovanie procesov od reorganizácie zásob až po úpravy logistických stratégií. Súčasne je kladený dôraz na kvalitu, pričom chybovosť bola minimalizovaná zavedením systémov dvojitej kontroly.

Marián Šarišský zo svojej skúsenosti riadenia e-commerce logistiky prezrádza  ako funguje vysokoobrátková skladová logistika firmy a ako systematické zlepšovanie, dôsledné plánovanie a ako využitie pokročilých technológií ako WMS systém prispieva k efektivite procesov.

Ako by ste charakterizovali prístup Dedolesu k logistike?

Často sa stretávam s názorom, že logistika je len o tom, ako presunúť tovar z bodu A do bodu B. Nie je to však ani žiadna raketová veda, ale má svoje výzvy, ktoré netreba podceňovať. Podľa mňa je dobrá logistika najmä o schopnosti nájsť rovnováhu medzi rýchlosťou, kvalitou a nákladmi. V Dedolese sme si uvedomili, že práve táto rovnováha je kľúčová. Preto sa snažíme hľadať také riešenia, ktoré fungujú efektívne, aj keď nemáme k dispozícii neobmedzené zdroje.

To, že pracujeme s limitovaným rozpočtom, nás núti byť kreatívnymi a hľadať spôsoby, ako robiť veci lepšie a efektívnejšie. Neznamená to, že si nedovolíme investovať do technológií, ale skôr sa snažíme upratať si doma. Teda optimalizovať naše procesy a maximálne využiť to, čo máme, ešte predtým, než začneme uvažovať o veľkých investíciách.

Našou stratégiou je neustále zlepšovanie, či už ide o procesy v sklade, spôsob, akým vychystávame objednávky, alebo optimalizáciu zásob. Vieme, že dokonalosť spočíva v detailoch. Aj drobné úpravy, ako napríklad správne rozmiestnenie tovaru v sklade či úprava spôsobu balenia, môžu priniesť obrovské úspory.

V Dedolese veríme, že logistika je motorom spokojnosti zákazníka. Ak dokážeme doručiť správny produkt správnemu zákazníkovi načas, bez chýb a za rozumné náklady, budujeme dôveru a lojalitu. Preto je naša filozofia jednoduchá: „rýchlo, kvalitne, lacno“. A to všetko za podmienok, ktoré sú reálne a udržateľné. Každý deň sa pýtame „Ako môžeme byť ešte lepší než včera?“.

Čo je teda podľa vás kľúčom k efektívnemu riadeniu skladu?

Všetko závisí od správneho „nastavenia“, podobne ako v pretekoch Formuly 1. V tejto analógii hrá každý detail dôležitú úlohu od technického vybavenia, cez stratégiu, až po tím, ktorý všetko zosúladí. V logistike je to rovnaké. Ak chcete byť úspešní, potrebujete nielen kvalitné „vozidlo“, teda technologickú infraštruktúru, ale aj tím „mechanikov“, ktorí rozumejú systému, vedia ho prispôsobiť a udržiavať v špičkovej kondícii.

Kľúčom je mať dobre nastavené procesy, ktoré sú flexibilné a prispôsobiteľné. Svet logistiky sa mení dynamicky: sezónne výkyvy, neočakávané zmeny v dopyte, či potreba reagovať na externé faktory, nás nútia byť vždy o krok vpredu. To znamená, že nestačí len nastaviť systém a nechať ho bežať. Musíme ho neustále sledovať, analyzovať a upravovať podľa aktuálnej situácie.

Prispôsobitelnosť je obzvlášť dôležitá počas sezónnych vrcholov. V takých obdobiach sa sklad stáva miestom s vysokou koncentráciou pohybu a operácií. Ak by sme nemali dobre nastavené priority, napríklad optimalizáciu vychystávacej zóny alebo reorganizáciu zásob podľa obrátkovosti, mohlo by dôjsť k zbytočným stratám času, kapacity a nakoniec aj k nespokojnosti zákazníkov.

Flexibilita systému však nestačí, ak nemáte tím, ktorý je schopný na tieto zmeny rýchlo reagovať. Ľudia sú nevyhnutným faktorom. Skladníci, operátori, aj tí, ktorí plánujú a analyzujú, všetci musia rozumieť, prečo sa robia určité úpravy a ako tieto zmeny ovplyvňujú celkovú efektivitu. Ich schopnosť adaptácie a spolupráce je rovnako dôležitá ako akýkoľvek technologický nástroj.

Všetko, čo robíme, má spoločný cieľ: byť čo najefektívnejší a zároveň zabezpečiť vysokú kvalitu a spokojnosť zákazníkov. Tak ako v pretekoch Formuly 1, aj v logistike platí, že víťazí ten, kto dokáže zosúladiť všetky faktory do perfektnej harmónie: procesy, technológie, ľudí a ich spoločný výkon.

Môžete objasniť ako konkrétne pracujete so sezónnosťou vo vašom sklade?

Sezónnosť hrá obrovskú rolu a vyžaduje si neustálu adaptabilitu procesov. Napríklad počas sezóny, keď objem objednávok narastá, je naším cieľom maximalizovať rýchlosť a efektivitu. Preto zvyšujeme kapacitu vychystávacej zóny, čím eliminujeme potrebu častejšieho dopĺňania zásob a umožňujeme pracovníkom rýchlejší prístup k tovaru. Najžiadanejšie produkty rozkladáme rovnomerne po celej zóne, aby sa minimalizovalo preťaženie konkrétnych častí a pracovníci sa pri vychystávaní rozmiestnili po celej zóne optimálne podľa aktuálnej potreby.

Okrem toho meníme samotný spôsob vychystávania. Počas sezóny prechádzame na režim „hadíka“, teda jednosmerný prechod v rámci uličiek skladu. Tento režim zabraňuje tomu, aby sa pracovníci blokovali alebo museli čakať, kým sa uvoľní miesto. Ide o jednoduché, ale veľmi efektívne opatrenie, ktoré pomáha udržať plynulosť prevádzky aj pri vysokom vyťažení.

Mimo sezóny však naša stratégia vyzerá inak. Keď je objem objednávok nižší, snažíme sa optimalizovať každú operáciu tak, aby bola čo najefektívnejšia. Najviac obrátkové položky premiestňujeme na čo najdostupnejšie miesta, blízko baliacej zóny, aby sa minimalizoval počet krokov potrebných na vychystanie. Tento systém nám umožňuje fungovať úsporne a zároveň efektívne, aj keď počet pracovníkov či objednávok dočasne klesne.

Takisto prispôsobujeme balenie objednávok aktuálnemu dopytu. Počas sezóny napríklad vyčleňujeme konkrétne baliace stanovištia pre rôzne typy objednávok, niektoré sa špecializujú len na prioritné objednávky, iné na veľkoobjemové . Mimo sezóny si však môžeme dovoliť väčšiu univerzálnosť pracovísk, aby sme čo najlepšie využili dostupné zdroje.

Naša práca teda nikdy nekončí, sezónnosť nám diktuje rytmus a my musíme byť schopní flexibilne reagovať. Výsledkom je efektívna prevádzka, ktorá dokáže fungovať na vysokom výkone bez ohľadu na to, či je práve obdobie vrcholu alebo poklesu dopytu.

Takže dôležitá je rýchlosť. Ako sa  vám ale pri tejto snahe darí dosahovať aj vysokú kvalitu?

Naša chybovosť sa pohybuje na úrovni 0,0004 % počas väčšiny roka, čo je výsledkom našej dôslednosti a dôrazu na kvalitu. Tento úspech stojí na jednoduchom, ale efektívnom systéme dvojitej kontroly. Každý produkt, ktorý prechádza naším skladom, je najskôr skontrolovaný pri vychystávaní, už v tomto kroku máme zavedené procesy, ktoré umožňujú zachytiť prípadné nezrovnalosti. Následne však každý produkt prejde ešte jednou kontrolou počas balenia.

Tento prístup nám dáva istotu, že ak aj nastane nejaká chyba počas vychystávania, máme ďalšiu príležitosť ju odhaliť a opraviť. Ide o jednoduché pravidlo: chyba, ktorá sa zachytí včas, nespôsobí problémy zákazníkovi. Tento dvojitý proces nie je o tom, že by sme neverili našim ľuďom alebo technológiám, ale skôr o tom, že chceme zákazníkom zaručiť bezchybný servis.

Dôslednosť a kvalita sú pre nás základom. Chápeme, že spokojný zákazník je ten, ktorý dostane presne to, čo si objednal, a v očakávanej kvalite. Preto sa radšej rozhodneme venovať extra úsilie a čas týmto kontrolám, než riskovať sklamanie zákazníka. Navyše, tento systém nám pomáha predchádzať ďalším nákladom, ktoré by vznikli riešením reklamácií alebo vrátením nesprávne dodaného tovaru.

Pre nás je kvalita viac než len číslo. Je to prísľub, ktorý dávame našim zákazníkom. Preto sme ju zakotvili do všetkých našich procesov a neustále hľadáme spôsoby, ako ju ďalej zlepšovať.

Dôslednosť a dôraz na kvalitu ale niečo stojí. Je možné napriek tomu optimalizovať náklady na skladové operácie?

Dlhodobo pracujeme na znižovaní nákladov, pretože vieme, že efektivita je základom udržateľného rastu. Darí sa nám dosahovať náklady na úrovni  15 centov za vychystanú položku, čo je výsledkom dlhodobého zlepšovania procesov a zavádzania praktických riešení. Náš prístup je postavený na optimalizácii každého kroku od plánovania, cez samotné vychystávanie, až po balenie a expedíciu.

V konečnom dôsledku je každý ušetrený cent dôležitý, pretože sa na konci roka premieta do výrazných úspor. Naša cesta k efektivite nie je o tom, aby sme znižovali náklady za každú cenu, ale o tom, že každý krok robíme s maximálnym dôrazom na prínos, ktorý vytvorí.

Jedným z kľúčových nástrojov, ktorý využívame, je defragmentácia skladu. Tá nám umožňuje efektívne pracovať so skladovou kapacitou bez potreby navyšovania priestorov, čo by znamenalo dodatočné náklady. Napríklad, počas roka, keď sklad nie je plne vyťažený, je rozloženie zásob flexibilné a upravené podľa aktuálnych potrieb. Avšak počas sezóny, keď objem skladovaných zásob prudko narastie, vieme defragmentáciou preskupiť produkty tak, aby sme maximálne využili dostupný priestor a zároveň udržali poriadok a prehľadnosť.

Tento prístup nám umožňuje zvládnuť sezónne špičky bez potreby prenájmu externých skladov alebo investovania do rozšírenia infraštruktúry. Takisto znižujeme zbytočné presuny produktov a skracujeme čas, ktorý zamestnanci trávia hľadaním tovaru. Všetko je organizované tak, aby sme dokázali efektívne fungovať aj pri extrémne vysokých objemoch.

Naša filozofia znižovania nákladov však nespočíva len v optimalizácii priestoru, ale aj v detailnom nastavení priorít v rámci všetkých procesov. Podobne ako pri spomínanej analógii s Formulou 1, víťazom nie je ten, kto má najrýchlejšie vozidlo, ale najrýchlejšie vozidlo na všetkých tratiach so správnou stratégiou vyhráva šampionát. Preto aj u nás sa pre každé obdobie v roku, alebo podľa aktuálneho dopytu, snažíme prispôsobovať priority a nastavenia procesov tak, aby sme čo najlepšie využili dostupné zdroje.

Neustále zmeny a presuny tovaru po sklade sa musia predsa niekde odzrkadliť. Nevznikajú tým problémy so skladovými zásobami a inventúrou?

Nevznikajú, pretože aj v tejto oblasti dbáme na dôslednosť a prevenciu. Využívame priebežné inventúry a samoopravné mechanizmy, ktoré sú základom našej stratégie na udržanie vysokej kvality skladových zásob. Priebežné inventúry nám umožňujú kontrolovať stav skladu pravidelne počas celého roka, čo eliminuje potrebu zdĺhavých a nákladných jednorazových inventúr. Tento prístup je efektívny nielen z pohľadu času, ale aj z pohľadu presnosti – problémy sa riešia okamžite, a nie až pri veľkej inventúre, keď by už mohli spôsobiť vážne komplikácie.

Naše samoopravné mechanizmy fungujú ako nástroj, ktorý zachytáva a rieši chyby v reálnom čase. Napríklad, ak WMS systém zistí, že na konkrétnej pozícii v sklade je nesprávne množstvo položiek, či už ide o nedostatok alebo prebytok, automaticky vytvorí úlohu na nápravu a táto chyba je prioritne riešená. Tento proces je rýchly a presný, čo zvyšuje nielen kvalitu zásob, ale aj efektivitu celej prevádzky.

WMS systém je nastavený tak, aby chyby identifikoval ešte predtým, než by mohli ovplyvniť objednávky zákazníkov. Napríklad, ak zamestnanec zistí, že na určenej pozícii chýba položka, WMS systém túto situáciu zaznamená a okamžite ju zaradí medzi kontrolné úlohy. Rovnako funguje aj opačný prípad, keď je na pozícii viac položiek, než by malo byť. Týmto spôsobom si neustále „upratujeme“ v zásobách, čo zabezpečuje, že zákazník dostane presne to, čo si objednal, a že sklad funguje hladko a efektívne.

Táto metodika má ešte jeden dôležitý prínos, znižuje zaťaženie tímu. Keď sa chyby zachytia a opravia včas, zamestnanci nemusia dodatočne riešiť problémy, ktoré by mohli vzniknúť, ako sú nesprávne vychystané objednávky alebo potreba opätovného balenia. V konečnom dôsledku to vedie k lepšej organizácii práce a k nižšiemu stresu na pracovisku.

Priebežné inventúry a samoopravné mechanizmy tak nie sú len o kvalite zásob, ale aj o efektivite, spokojnosti zákazníkov a dlhodobej udržateľnosti našich logistických procesov. Tento systém sa osvedčil ako neoceniteľný nástroj v našej každodennej praxi.

Systém riadenia procesov je v Dedolese skutočne komplexný. Aké nástroje vám umožňujú tak detailnú optimalizáciu?

Máme naozaj flexibilný WMS systém, ktorý nám umožňuje rýchle prispôsobovanie procesov podľa aktuálnych potrieb. Tento systém je neoddeliteľnou súčasťou našej prevádzky. Vďaka nemu dokážeme rýchlo reagovať na sezónne výkyvy, zmeny v dopyte, alebo dokonca na nepredvídateľné situácie, akými sú problémy v dodávateľskom reťazci.

Napriek tej komplexnosti prevádzky, a možno práve preto, vždy platí jedno základné pravidlo: najprv si musíte „upratať doma“. Predtým, než sa pustíte do investícií do drahých technológií alebo rozsiahlej automatizácie, je nevyhnutné, aby ste optimalizovali svoje interné procesy. Technológia sama o sebe nevyrieši problémy spôsobené nesprávne nastavenými procesmi. Naopak, ak tieto problémy prenesiete do technologického riešenia, výsledok môže byť ešte horší, technológia iba znásobí neefektivitu.

V praxi to znamená, že sme si najprv podrobne analyzovali každý krok našich procesov, identifikovali slabé miesta a navrhli riešenia, ktoré nevyžadovali okamžitú veľkú investíciu. Napríklad sme zaviedli efektívnejšie postupy vychystávania, optimalizovali rozloženie zásob v sklade alebo zaviedli pravidelné priebežné inventúry. Tieto kroky nám umožnili lepšie využiť existujúce zdroje a pripraviť základy pre budúce inovácie.

Keď máte dobre nastavené procesy, technológia sa stáva nástrojom, ktorý tieto procesy podporuje a zlepšuje. Ak však investujete do technológií bez predchádzajúcej optimalizácie, riskujete, že získate drahé riešenie, ktoré prináša minimálnu hodnotu. Preto sme v Dedolese zvolili opačný prístup, najprv maximalizujeme to, čo máme, a až keď dosiahneme strop našich možností, zvažujeme ďalšie investície.

Tento prístup nám umožnil získať rýchlu návratnosť z každej investície. Kdežto pred piatimi rokmi by u nás mali top technológie návratnosť niekde na úrovni piatich rokov. Dnes je to na úrovni 10 rokov pre konkrétnu technológiu. Je to preto že sme sa rozhodli ísť radšej cestou investícií do softwarových vylepšení riadenia prevádzky ktoré mali vždy návratnosť do jedného roka. Tým sme nespôsobili zaťaženie cashflow firmy a dokázali priebežne zdvojnásobiť našu efektivitu. Paradoxne sa nám tým daná technológia vzdialila. To ale iba znamená že daná technológia pre nás nebola tá správna voľba.

Technológie sú skvelé nástroje, ale iba vtedy, keď ich viete správne využiť. A na to je potrebné mať najprv v poriadku „vlastnú domácnosť“, interné procesy, ľudí a systémy, ktoré spolu fungujú ako harmonický celok.

Aká je filozofia Dedolesu v oblasti neustáleho zlepšovania?

Sme sami sebe konkurenciou. Toto nie je len fráza, ale filozofia, ktorá nás poháňa dopredu. Každý mesiac sa pozeráme na to, čo sme dosiahli, a hľadáme spôsoby, ako byť ešte lepší. Neuspokojujeme sa s tým, čo už funguje. Vždy sa snažíme nájsť priestor na zlepšenie, či už v malých detailoch, alebo v širších procesoch.

Neustále zlepšovanie je jadrom nášho prístupu. Pre nás to znamená neustálu analýzu, čo funguje, čo nefunguje, kde sú slabé miesta a kde môžeme byť rýchlejší, kvalitnejší alebo efektívnejší. Keď identifikujeme možnosť zlepšenia, prichádza na rad testovanie a implementácia. Nie je to o náhodnom skúšaní, ale o postupných a dôsledne premyslených krokoch, ktoré nám umožňujú napredovať bez zbytočných rizík.

Príkladom je optimalizácia našich skladových procesov. Keď vidíme, že počas sezóny dochádza k preťaženiu určitej časti skladu, nezačíname hneď investíciami do rozšírenia. Najskôr sa pozrieme na to, ako môžeme efektívnejšie rozložiť tovar, zmeniť poradie vychystávania alebo zaviesť nové postupy na minimalizáciu strát času. Po sezóne tieto zmeny vyhodnotíme, analyzujeme, čo fungovalo a čo môžeme ešte viac doladiť. Tento cyklus neustáleho zlepšovania je to, čo nás posúva vpred.

Tento prístup nie je len o technológiách či procesoch, ale aj o ľuďoch. Neustále zapájame našich zamestnancov do zlepšovania. Skladníci sú ako „jazdci“ v našej pomyselnej Formule 1, oni najlepšie vedia, kde procesy škrípu a čo by mohlo fungovať lepšie. Ich spätná väzba je pre nás neoceniteľná, pretože zmeny, ktoré implementujeme, musia vyhovovať nielen systému, ale aj ľuďom, ktorí s ním pracujú. Nie nadarmo sa v F1 hovorí že pilot je ten najdrahší, najdôležitejší a najpresnejší senzor v aute. Je dôležité rovnako vnímať aj zamestnancov skladu

Na konci dňa je pre nás každý malý posun v efektivite dôležitý. Aj keď niektoré zmeny prinášajú len zlomok percenta zlepšenia, keď ich skombinujeme, ich celkový efekt môže byť obrovský. Práve tento prístup nás odlišuje: neustále sa porovnávať s vlastnými výsledkami a prekonávať ich. Pretože ak sme lepší ako včera, už to je víťazstvo.

Ako by ste na záver zhrnuli hlavné výzvy a prínosy vášho prístupu?

Hlavnou výzvou je dosiahnuť efektívnosť a kvalitu za nízke náklady. To je rovnováha, ktorú sa snaží dosiahnuť každý v logistike. My v Dedolese však veríme, že to nie je len o hľadaní kompromisov, ale o neustálom zlepšovaní a využívaní každého dostupného nástroja na maximum. Naše výsledky hovoria sami za seba. Dokážeme ponúkať vysokú úroveň služieb za konkurencieschopné náklady, a to všetko bez straty kvality.

Tajomstvo spočíva v kombinácii troch kľúčových faktorov: detailného plánovania, flexibilného WMS systému riadenia skladu a tímovej spolupráce. Detailné plánovanie nám umožňuje predvídať problémy skôr, než nastanú. Napríklad pri sezónnych špičkách sa dôkladne pripravujeme, analyzujeme historické dáta, optimalizujeme rozloženie skladu a nastavujeme procesy tak, aby sme zvládli zvýšený objem objednávok bez zbytočných meškaní alebo stresu.

Flexibilný WMS systém je druhým pilierom. Svet logistiky je neustále v pohybe a flexibilita je nevyhnutná, ak chcete zostať konkurencieschopní. Náš WMS systém nám umožňuje jednoducho prispôsobovať procesy podľa aktuálnej situácie, či už ide o zmenu priorít v skladových operáciách, reorganizáciu vychystávacej zóny alebo prispôsobenie spôsobu vychystávania podľa sezónnosti.

Zmena nastavení WMS systému je realizovaná prostredníctvom sady parametrov. V priebehu roka vystriedame niekoľko takýchto nastavení. Je to veľmi podobné tomu, ako majú už spomínané formule špecifické nastavenia na každý okruh. Flexibilita znamená, že zmena je jednoduchá a rýchla, lebo len to nám dáva schopnosť reagovať na výzvy bez zbytočných strát času a nákladov. Tu je dôležité povedať že častokrát je potrebné zmeniť rôzne veľa rôznych nastavení zo dňa na deň ad-hoc keď sa tak celý tím zhodne a keď je potreba reagovať napr. na nejakú neočakávanú situáciu čo môže byť vo Formule 1 neočakávané chladné počasie a v Dedolese napríklad neočakávaný zvýšený predaj kategórie produktov mimo ich primárnej sezóny.

A nakoniec, tímová spolupráca je to, čo všetko spája dohromady. Naši zamestnanci nie sú len vykonávateľmi procesov, ale aktívnymi účastníkmi ich tvorby. Skladníci a operátori sú tí, ktorí najlepšie vidia, čo funguje a čo nie, a ich spätná väzba je neoceniteľná. Tým, že ich zapájame do procesu zlepšovania, nielenže zvyšujeme efektivitu, ale aj ich motiváciu a pocit spolupatričnosti.

Naším cieľom je vždy udržať spokojnosť zákazníkov na vysokej úrovni. To znamená doručiť správny produkt v správnom čase, bez chýb a za konkurencieschopnú cenu. Vďaka nášmu prístupu dokážeme napĺňať tieto očakávania a zároveň neustále posúvať hranice toho, čo je možné v logistike dosiahnuť. Preto môžeme povedať, že kvalita a efektivita nie sú len naše ciele, ale naše pevne zakorenené hodnoty.