Správcovia, ochráňte online komunikáciu so svojimi klientmi šifrovaním!

V dobe, keď väčšina ľudí využíva na komunikáciu možnosti, ktoré im prináša počítač či smartfón s mobilným internetom, je na mieste otázka, ktorú si skôr či neskôr položí asi každý používateľ. A tentoraz nejde o to, či sa to dá lacnejšie, ale o to „Do akej miery je moja komunikácia bezpečná?“ 

Ste správca alebo správcovské družstvo? Ochráňte dáta vašich klienta šifrovaním

Správcovia, ktorí spravujú tisíce, ba až desaťtisíce bytov, si otázku bezpečnosti kladú čoraz častejšie. Do popredia sa dostávajú technologické možnosti, ktoré uľahčujú zasielanie online zásielok rýchlo, jednoducho a hlavne bezpečne. Vlastníci nehnuteľností určite nemajú záujem, aby sa ich dokumentácia, ktorá často obsahuje citlivé dáta, dostala do nepovolaných rúk.

Šifrovanie komunikácie a samotných dokumentov sa tak stáva ideálnym ak nie nevyhnutným spôsobom ochrany dát pre správcov bytových a nebytových priestorov. Ide napríklad o zasielanie zásielok, vyúčtovaní, predpisov, faktúr, nedoplatkov a pod.

Jednoduché a bezpečné riešenie pre správcov priestorov

Informačný systém DOMUS, ktorý spravuje už viac ako 750 000 bytov na Slovensku a v Čechách, poskytuje jednoducho aplikovateľnú možnosť šifrovania dokumentov s cieľom ochrániť dáta svojich klientov pred neautorizovaným prístupom. Táto technológia chráni mnoho informácií bez toho, aby si to prijímateľ uvedomoval.

Šifrovanie PDF dokumentov

DOMUS má v sebe zabudovanú funkčnosť, ktorá umožňuje chrániť citlivé údaje klienta obsiahnuté v PDF dokumentoch vďaka ich zašifrovaniu heslom, použitím symetrického šifrovania s využitím šifrovacieho algoritmu RC4 s dĺžkou kľúča 128 bitov. Pre nastavenie tejto funkčnosti sa vyžaduje niekoľko nastavení, ktoré v sebe zahŕňajú napríklad súhlas vlastníka s emailovým zasielaním zásielok a tiež súhlas so samotným zašifrovaním dokumentu. 

Samotný užívateľ bytu má na výber viacero možností, ako chrániť svoje dáta odosielané vo forme PDF z informačného systému. Môže si zvoliť vlastné heslo alebo si nové heslo nechá vygenerovať priamo v systéme. Samotné heslo je mu následne zaslané SMS službou priamo na jeho mobilné číslo. Zvolené heslo platí po celú dobu komunikácie so správcom, až kým si ho používateľ nezmení. 

Šifrovanie dokumentov úspešne nasadené u správcov

Pilotné nasadenie tejto bezpečnostnej novinky sa úspešne uskutočnilo / implementovalo aj v spoločnosti Stavebné bytové družstvo v Púchove. Šifrovanie dokumentov bolo zrealizované počas najhektickejšieho obdobia správcov – počas realizácie a posielania ročných vyúčtovaní.

Raditeľ Stavebného bytového družstva v Púchove, Pavol Hlušek, hovorí o pozitívnom vplyve ochrany dát, ktoré boli zasielané prostredníctvom online zásielok: „V máji 2020 sme realizovali zaslanie vyúčtovania, správy o činnosti správcu a nového predpisu mesačných úhrad pre našich klientov, z ktorých takmer 900 (viac ako 27 %) bolo zaslaných prostredníctvom emailu, a to aj napriek krátkej, iba dvojtýždňovej dobe na podpis dohody o elektronickom doručovaní dokumentov.

Na základe súhlasu vlastníkov sme im umožnili zašifrovanie dokumentov prostredníctvom hesla podľa ich preferencií. Všetci naši klienti uvítali tento nový bezpečnostný prvok a v budúcnosti plánujeme jeho použitie na všetky typy online zásielok. Bezpečnosť osobných dát našich klientov považujeme za prvoradú pri profesionálnej správe nehnuteľností."

Pre viac informácií o ochrane dát alebo správe nehnuteľností nás neváhajte kontaktovať, radi vám zodpovieme akékoľvek otázky.