Import faktúr od dodávateľov energií
17.04.2023
Ako dostať faktúry od dodávateľov energií do IS DOMUS čo najjednoduchšie a najrýchlejšie?
Pomôcť Vám môžu naše PLUS funkčnosti:
- Import faktúr BVS
- Import faktúr VVS
- Import faktúr ZSE
- Import faktúr Veolia
- Import faktúr Teho
- Import faktúr ZSVS
- Import faktúr SPP
- Import faktúr Magna
Prínosmi PLUS funkčnosti sú :
- Nahrádza ručnú prácu, teda úspora času na strane užívateľov.
- Automatizované napĺňanie databázy údajmi od dodávateľov
- Napĺňa evidenciu faktúr, riadkov faktúr a riadkov analýz.
- Importuje všetky faktúry z jedného adresára naraz.
Ako príklad uvádzame Import faktúr od dodávateľa Bratislavská vodárenská spoločnosť
Stačí pár „klikov“ a faktúry budú naimportované:
- Výber procesu
- Vyplnenie vstupných parametrov
- Spustenie procesu
Proces s názvom Import faktúr BVS sa zvolí v IS DOMUS v časti Analýza v zozname procesov, vyplnia sa vstupné parametre a spustí sa proces.
Proces pracuje na základe nasledovných krokov:
- Kontrola správnosti vstupného súboru
- Prípadné odmazanie nepotvrdených faktúr podľa nastavenia
- Podľa jednotlivých riadkov súboru
-
- Doplnenie analytického riadku
- Vytvorenie fakturačného riadku z analytického riadku
- Úprava sumy faktúr, doplnenie centového vyrovnania
Po ukončení procesu sú z importovaného súboru naplnené údaje v databáze podľa zvolených parametrov - hlavička faktúry, riadky analýz, riadky faktúr. O ukončení procesu je užívateľ informovaný zobrazením výstupu výsledkov.
Pravidla procesu:
- Odberné miesto sa hľadá podľa názvu a v nasledovných službách (analýzach):
- pre zrážky v 'ZV', 'NK-ZV'
- pre vodné v 'SV', 'NK-SV', 'NK-SVTV', 'NK-VODNE'
- pre stočné najprv v 'SV', 'NK-SV-S', 'NK-SVTV-S', 'NK-STOCNE' a ak sa nepodarí, tak v 'SV', 'NK-SV', 'NK-SVTV'
Párovanie priložených PDF dokumentov prebieha cez párovací symbol faktúry – môže byť na ľubovoľnom mieste v názve PDF súboru.
Pokiaľ je pre jednu spotrebu k dispozícii viac odpočtov – každý odpočet je v samostatnom riadku analýzy. Ak je iba jeden – odpočet aj spotreba je v jednom a tom istom riadku analýzy.
Pri kontrole duplicity faktúr sa za rovnakú faktúru považuje faktúra s rovnakým dodávateľom v rovnakom roku a s rovnakým variabilným, párovacím aj špecifickým symbolom.
V importovanom adresári nesmú byť žiadne iné súbory, ktoré nie sú určené pre import.
- Subjekt
- V prípade multisubjektového importu určuje hlavný subjekt, do ktorého sa Neimportuje
- Pri jednosubjektovom importe určuje subjekt vytváranej faktúry
- Multisubjektový import
- Všetky faktúry do jedného subjektu – zadaného v predošlom parametri
- Subjekt podľa strediska – subjekt faktúry určuje stredisko na prvom odbernom mieste
- Subjekt určuje hlavný subjekt objektu – kde objekt sa zisťuje podľa pavúka odberného miesta (pri viacerých objektoch, odberné miesto sa zoberie z hociktorého z nich)
- Rok, v ktorom bude zaevidovaná faktúra
- Adresár, z ktorého sa naimportujú všetky súbory
- Dodávateľ, ktorý bude zaevidovaný na hlavičke faktúry (v prípade multisubjektového importu sa hľadá v každom subjekte dodávateľ s rovnakým IČOm)
- Kniha – číselný rad faktúry, ktorý bude zaevidovaný na hlavičke faktúry (v prípade multisubjektového importu sa hľadá v každom subjekte číselný rad s rovnakým kódom)
- Importovať – určuje rozsah (tabuľky), ktoré budú importom naplnené
- Typ faktúry
- Riešenie duplicít faktúr
- Preskočiť
- Ignorovať a zmazať riadky
- Vyhlásiť chybu
- Zmazať faktúru ak je nepotvrdená
- Neexistencia odberného miesta – ako sa má importovací proces zachovať, ak sa nenájde odberné miesto
- Neexistencia alebo duplicita rozpočtového obdobia - ako sa má importovací proces zachovať, ak sa nenájde práve jedno rozpočtové obdobie
- Automatické delenie riadkov
- Povoliť
- Zakázať
- Identifikovať užívateľa – meno, ktoré bude uvedené ako kto vložil faktúru
- Prihlásený užívateľ
- Použiť užívateľa s menom „Import“
- Popis – poznámka faktúry
- Použiť DPH na analytických riadkoch
- Podľa nastavenia z odberného miesta
- Vždy bez DPH
- Vyplniť účet odberateľa
- Nevypĺňať
- Podľa strediska alebo os. účtu
- Importovať bankový účet – z vlastného adresára firiem alebo údajmi, ktoré sú uvedené v súboroch
- Dátum od, do – dátumy pre riadky analýz (fakturované obdobie)
- Importovať – čo všetko sa má pri importe vyplniť
- Typ pohybu pre odpočet faktúr – pre riadok faktúry, na ktorom bude odpočet zálohovej platby
- Kniha pre zálohové faktúry – nepoužíva sa, nie je podporované
- Typ pohybu pre zálohové faktúry – nepoužíva sa, nie je podporované
- Údaje pre riadok centového vyrovnania – v prípade, že súčet riadkov nesedí so sumou celej faktúry (väčšinou suma DPH), treba definovať aj potrebné údaje pre tento riadok: typ pohybu, stredisko, atď..
- Importovať aj PDF súbory – ak v adresári sú priložené pri XML aj PDF súbory, je ich možné priamo naimportovať, páruje sa podľa špecifického symbolu