Import faktúr od dodávateľov energií 

17.04.2023

Ako dostať faktúry od dodávateľov energií do IS DOMUS čo najjednoduchšie a najrýchlejšie?

Pomôcť Vám môžu naše PLUS funkčnosti:

  • Import faktúr BVS
  • Import faktúr VVS
  • Import faktúr ZSE
  • Import faktúr Veolia
  • Import faktúr Teho
  • Import faktúr ZSVS
  • Import faktúr SPP
  • Import faktúr Magna

Prínosmi PLUS funkčnosti sú :

  • Nahrádza ručnú prácu, teda úspora času na strane užívateľov.
  • Automatizované napĺňanie databázy údajmi od dodávateľov
  • Napĺňa evidenciu faktúr, riadkov faktúr a riadkov analýz.
  • Importuje všetky faktúry z jedného adresára naraz.

 

Ako príklad uvádzame Import faktúr od dodávateľa Bratislavská vodárenská spoločnosť

Stačí pár „klikov“ a faktúry budú naimportované:

  1. Výber procesu
  2. Vyplnenie vstupných parametrov
  3. Spustenie procesu

Proces s názvom Import faktúr BVS sa zvolí v IS DOMUS v časti Analýza v zozname procesov, vyplnia sa vstupné parametre a spustí sa proces.

Proces pracuje na základe nasledovných krokov:

  •  Kontrola správnosti vstupného súboru
  •  Prípadné odmazanie nepotvrdených faktúr podľa nastavenia
  •  Podľa jednotlivých riadkov súboru
    • Doplnenie analytického riadku
    • Vytvorenie fakturačného riadku z analytického riadku
  •  Úprava sumy faktúr, doplnenie centového vyrovnania

Po ukončení procesu  sú z importovaného súboru naplnené údaje v databáze podľa zvolených parametrov -  hlavička faktúry, riadky analýz, riadky faktúr. O ukončení procesu je užívateľ informovaný zobrazením výstupu výsledkov.

Pravidla procesu:

  • Odberné miesto sa hľadá podľa názvu a v nasledovných službách (analýzach): 
    •  pre zrážky v 'ZV', 'NK-ZV'
    •  pre vodné v 'SV', 'NK-SV', 'NK-SVTV', 'NK-VODNE'
    •  pre stočné najprv v 'SV', 'NK-SV-S', 'NK-SVTV-S', 'NK-STOCNE' a ak sa nepodarí, tak v 'SV', 'NK-SV', 'NK-SVTV'

Párovanie priložených PDF dokumentov prebieha cez párovací symbol faktúry – môže byť na ľubovoľnom mieste v názve PDF súboru.

Pokiaľ je pre jednu spotrebu k dispozícii viac odpočtov – každý odpočet je v samostatnom riadku analýzy. Ak je iba jeden – odpočet aj spotreba je v jednom a tom istom riadku analýzy.

Pri kontrole duplicity faktúr sa za rovnakú faktúru považuje faktúra s rovnakým dodávateľom v rovnakom roku a s rovnakým variabilným, párovacím aj špecifickým symbolom.

V importovanom adresári nesmú byť žiadne iné súbory, ktoré nie sú určené pre import.

  • Subjekt
    • V prípade multisubjektového importu určuje hlavný subjekt, do ktorého sa Neimportuje
    • Pri jednosubjektovom importe určuje subjekt vytváranej faktúry
  • Multisubjektový import
    • Všetky faktúry do jedného subjektu – zadaného v predošlom parametri
    • Subjekt podľa strediska – subjekt faktúry určuje stredisko na prvom odbernom mieste
    • Subjekt určuje hlavný subjekt objektu – kde objekt sa zisťuje podľa pavúka odberného miesta (pri viacerých objektoch, odberné miesto sa zoberie z hociktorého z nich)
  • Rok, v ktorom bude zaevidovaná faktúra
  • Adresár, z ktorého sa naimportujú všetky súbory
  • Dodávateľ, ktorý bude zaevidovaný na hlavičke faktúry (v prípade multisubjektového importu sa hľadá v každom subjekte dodávateľ s rovnakým IČOm)
  • Kniha – číselný rad faktúry, ktorý bude zaevidovaný na hlavičke faktúry (v prípade multisubjektového importu sa hľadá v každom subjekte číselný rad s rovnakým kódom)
  • Importovať – určuje rozsah (tabuľky), ktoré budú importom naplnené
  • Typ faktúry
  • Riešenie duplicít faktúr
    • Preskočiť
    • Ignorovať a zmazať riadky
    • Vyhlásiť chybu
    • Zmazať faktúru ak je nepotvrdená
  • Neexistencia odberného miesta – ako sa má importovací proces zachovať, ak sa nenájde odberné miesto
  • Neexistencia alebo duplicita rozpočtového obdobia - ako sa má importovací proces zachovať, ak sa nenájde práve jedno rozpočtové obdobie
  • Automatické delenie riadkov
    • Povoliť
    • Zakázať
  • Identifikovať užívateľa – meno, ktoré bude uvedené ako kto vložil faktúru
    • Prihlásený užívateľ
    • Použiť užívateľa s menom „Import“
  • Popis – poznámka faktúry
  • Použiť DPH na analytických riadkoch
    • Podľa nastavenia z odberného miesta
    • Vždy bez DPH
  • Vyplniť účet odberateľa
    • Nevypĺňať
    • Podľa strediska alebo os. účtu
  • Importovať bankový účet – z vlastného adresára firiem alebo údajmi, ktoré sú uvedené v súboroch
  • Dátum od, do – dátumy pre riadky analýz (fakturované obdobie)
  • Importovať – čo všetko sa má pri importe vyplniť
  • Typ pohybu pre odpočet faktúr – pre riadok faktúry, na ktorom bude odpočet zálohovej platby
  • Kniha pre zálohové faktúry – nepoužíva sa, nie je podporované
  • Typ pohybu pre zálohové faktúry – nepoužíva sa, nie je podporované
  • Údaje pre riadok centového vyrovnania – v prípade, že súčet riadkov nesedí so sumou celej faktúry (väčšinou suma DPH), treba definovať aj potrebné údaje pre tento riadok: typ pohybu, stredisko, atď..
  • Importovať aj PDF súbory – ak v adresári sú priložené pri XML aj PDF súbory, je ich možné priamo naimportovať, páruje sa podľa špecifického symbolu