Import faktúr od dodávateľov energií 

Ako dostať faktúry od dodávateľov energií do IS DOMUS čo najjednoduchšie a najrýchlejšie?

Pomôcť Vám môžu naše PLUS funkčnosti:

• Import faktúr BVS
• Import faktúr VVS
• Import faktúr ZSE
• Import faktúr Veolia
• Import faktúr Teho
• Import faktúr ZSVS
• Import faktúr SPP
• Import faktúr Magna

Prínosmi PLUS funkčnosti sú :

• Nahrádza ručnú prácu, teda úspora času na strane užívateľov.
• Automatizované napĺňanie databázy údajmi od dodávateľov
• Napĺňa evidenciu faktúr, riadkov faktúr a riadkov analýz.
• Importuje všetky faktúry z jedného adresára naraz.

Ako príklad uvádzame Import faktúr od dodávateľa Bratislavská vodárenská spoločnosť

Stačí pár „klikov“ a faktúry budú naimportované:

1. Výber procesu
2. Vyplnenie vstupných parametrov
3. Spustenie procesu

Proces s názvom Import faktúr BVS sa zvolí v IS DOMUS v časti Analýza v zozname procesov, vyplnia sa vstupné parametre a spustí sa proces.

Proces pracuje na základe nasledovných krokov:

•  Kontrola správnosti vstupného súboru
•  Prípadné odmazanie nepotvrdených faktúr podľa nastavenia
•  Podľa jednotlivých riadkov súboru

• • Doplnenie analytického riadku
  • Vytvorenie fakturačného riadku z analytického riadku

•  Úprava sumy faktúr, doplnenie centového vyrovnania

Po ukončení procesu  sú z importovaného súboru naplnené údaje v databáze podľa zvolených parametrov -  hlavička faktúry, riadky analýz, riadky faktúr. O ukončení procesu je užívateľ informovaný zobrazením výstupu výsledkov.

Pravidla procesu:

• Odberné miesto sa hľadá podľa názvu a v nasledovných službách (analýzach): 
•  pre zrážky v 'ZV', 'NK-ZV'
•  pre vodné v 'SV', 'NK-SV', 'NK-SVTV', 'NK-VODNE'
•  pre stočné najprv v 'SV', 'NK-SV-S', 'NK-SVTV-S', 'NK-STOCNE' a ak sa nepodarí, tak v 'SV', 'NK-SV', 'NK-SVTV'

Párovanie priložených PDF dokumentov prebieha cez párovací symbol faktúry – môže byť na ľubovoľnom mieste v názve PDF súboru.

Pokiaľ je pre jednu spotrebu k dispozícii viac odpočtov – každý odpočet je v samostatnom riadku analýzy. Ak je iba jeden – odpočet aj spotreba je v jednom a tom istom riadku analýzy.

Pri kontrole duplicity faktúr sa za rovnakú faktúru považuje faktúra s rovnakým dodávateľom v rovnakom roku a s rovnakým variabilným, párovacím aj špecifickým symbolom.

V importovanom adresári nesmú byť žiadne iné súbory, ktoré nie sú určené pre import.

• Subjekt
  
  • V prípade multisubjektového importu určuje hlavný subjekt, do ktorého sa Neimportuje
  • Pri jednosubjektovom importe určuje subjekt vytváranej faktúry
• Multisubjektový import
  • Všetky faktúry do jedného subjektu – zadaného v predošlom parametri
  • Subjekt podľa strediska – subjekt faktúry určuje stredisko na prvom odbernom mieste
  • Subjekt určuje hlavný subjekt objektu – kde objekt sa zisťuje podľa pavúka odberného miesta (pri viacerých objektoch, odberné miesto sa zoberie z hociktorého z nich)
• Rok, v ktorom bude zaevidovaná faktúra
• Adresár, z ktorého sa naimportujú všetky súbory
• Dodávateľ, ktorý bude zaevidovaný na hlavičke faktúry (v prípade multisubjektového importu sa hľadá v každom subjekte dodávateľ s rovnakým IČOm)
• Kniha – číselný rad faktúry, ktorý bude zaevidovaný na hlavičke faktúry (v prípade multisubjektového importu sa hľadá v každom subjekte číselný rad s rovnakým kódom)
• Importovať – určuje rozsah (tabuľky), ktoré budú importom naplnené
• Typ faktúry
• Riešenie duplicít faktúr
  • Preskočiť
  • Ignorovať a zmazať riadky
  • Vyhlásiť chybu
  • Zmazať faktúru ak je nepotvrdená
• Neexistencia odberného miesta – ako sa má importovací proces zachovať, ak sa nenájde odberné miesto
• Neexistencia alebo duplicita rozpočtového obdobia - ako sa má importovací proces zachovať, ak sa nenájde práve jedno rozpočtové obdobie
• Automatické delenie riadkov
  • Povoliť
  • Zakázať
• Identifikovať užívateľa – meno, ktoré bude uvedené ako kto vložil faktúru
  • Prihlásený užívateľ
  • Použiť užívateľa s menom „Import“
• Popis – poznámka faktúry
• Použiť DPH na analytických riadkoch
  • Podľa nastavenia z odberného miesta
  • Vždy bez DPH
• Vyplniť účet odberateľa
  • Nevypĺňať
  • Podľa strediska alebo os. účtu
• Importovať bankový účet – z vlastného adresára firiem alebo údajmi, ktoré sú uvedené v súboroch
• Dátum od, do – dátumy pre riadky analýz (fakturované obdobie)
• Importovať – čo všetko sa má pri importe vyplniť
• Typ pohybu pre odpočet faktúr – pre riadok faktúry, na ktorom bude odpočet zálohovej platby
• Kniha pre zálohové faktúry – nepoužíva sa, nie je podporované
• Typ pohybu pre zálohové faktúry – nepoužíva sa, nie je podporované
• Údaje pre riadok centového vyrovnania – v prípade, že súčet riadkov nesedí so sumou celej faktúry (väčšinou suma DPH), treba definovať aj potrebné údaje pre tento riadok: typ pohybu, stredisko, atď..
• Importovať aj PDF súbory – ak v adresári sú priložené pri XML aj PDF súbory, je ich možné priamo naimportovať, páruje sa podľa špecifického symbolu