Was müssen Sie über elektronische Unterschrift beim globalen Geschäft wissen

Autor Paul Giordano,  Product Marketing Director Kofax

SIGNATUS basiert auf den Technologien von Kofax, dem führenden Anbieter der papierlosen Dokumentenbearbeitung, von Lösungen der eigenhändigen elektronischen Signatur und Unterschriftsprüfung. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede und definiert die Begriffe der elektronischen und digitalen Unterschrift. Der Artikel ist für alle, die sich mit dem Thema der eigenhändigen Unterschrift befassen.

Elektronische Verifikation der Absicht und der Identität 

Schon seit Jahrhunderten vertraut die Geschäftstätigkeit bei Vertragsvereinbarungen, bei Kundenkommunikation, der Identitätsprüfung und in anderen Fällen auf die persönliche Unterschrift. Die elektronische Unterschrift wird bei globalen Geschäfts- und Rechtlichen-Transaktionen in jetziger digitaler Welt immer notwendiger.

Moderne e-Unterschriften nutzen sichere Technologien, die vor Fälschung, oder vor Änderungen nach dem eigenen Unterschreiben schützen. Eine elektronische Unterschrift muss vertraulich und fälschungssicher wie eine handgeschriebene Papier-Unterschrift sein, sie muss ermöglichen, die Identität der Person zu verifizieren, wie auch bestätigen, dass die Absicht jeglicher unterschriebenen Person mit Bestimmungen des unterzeichneten Dokumenten korrespondiert. Bei der Verwendung  der elektronischen Unterschrift im Rahmen eines globalen Geschäfts ist es notwendig die Bedürfnisse, und die Unterschiede zwischen einer elektronischen und digitalen Unterschrift zu kennen. 

Die Bedürfnisse einer elektronischen Unterschrift unterscheiden sich vom Land zu Land

Die Unternehmen auf ganzer Welt benutzen immer mehr und mehr digitale Lösungen, die die Möglichkeiten der Kunden verbessern, wobei gleichzeitig die schwerfällige und kosten-anspruchsvolle manuelle Systeme eliminieren. Als eine Basis-Komponente der papierlosen Prozesse, sollte die elektronische Unterschrift ein Schlüsselfaktor beim Bedenken jeglicher Tätigkeit sein, die in eine Digitalisierung führt. Man muss allerdings bedenken, dass die Bedürfnisse in verschiedenen Regionen unterschiedlich sind. Eine legal akzeptierte e-Unterschrift in den Vereinigten Staaten muss nicht automatisch die Europäischen Standards erfüllen. Im Falle eines globalen Unternehmens, ist eine weltweit akzeptierte Lösung ein schlauer Beginn einer Strategie der digitalen Transformation. 

Warum existieren zwei Begriffe? Unterschiede zwischen elektronischer und digitaler Unterschrift

Bei einer Suche nach dem Übergang auf digitale Prozesse ist es wichtig die richtige Terminologie zu benutzen, um eine komplexe elektronische Unterschriftslösung zu gewährleisten. Begriffe wie “elektronische Unterschrift” und “digitale Unterschrift” sind nicht zu verwechseln, obwohl es oft passiert.

Was ist eine elektronische Unterschrift (e-Unterschrift)?

Das US Amerikanische ESIGN Gesätz definiert eine elektronische Unterschrift als “elektronisches Ton, Symbol, oder Prozess angebunden an einen Vertrag oder Aufnahme, und gleichzeitig adoptiert bei der Person mit dem Ziel dies unterzuschreiben”.

E-Unterschriften umfassen handgeschriebene Unterschriften, wie auch:

• Ein Klick auf “Ich akzeptiere” beim online Prozess
• Foto-Aufzeichnung im Moment der Unterschrift, mit folgendem Eintrag in das Dokument
• Erfassung der biometrischen Merkmale, z.B. Geschwindigkeit und Druck beim Unterschreiben

Elektronische Unterschrift – die EU Definition

Obwohl innerhalb der eIDAS 2014 Anordnung die e-Unterschrift nur einen kleinen Teil der neuen Anordnung darstellt, erlaubt gerade dieser kleine Teil die Grenzen-überschreitende Erkennung, wie auch eine Europäische Harmonisierung der e-Unterschriften. Die eIDAS Anordnung hat einen sofortigen Einfluss auf alle 28 EU Staaten im Juli 2016, und ersetzt alle früheren Gesetze der e-Unterschriften.

Drei Arten der e-Unterschriften

Weder die Europäische Richtlinie vom 1999, noch die eIDAS Anordnung vom Jahr 2014 ist für eine exakte Technologie gedacht. Anstatt dessen definieren beide drei Arten von elektronischen Unterschriften:

1. Elektronische Unterschrift. Bekannt auch als einfache elektronische Unterschrift. Es handelt sich um einen Fall, wo „Angabe in elektronischer Form, die an eine andere elektronische Angabe angebunden ist oder mit ihr zusammenhängt, als Prüfmetode dient.“
2. Fortgeschrittene elektronische Unterschrift. Diese Kategorie der elektronischen Unterschrift erfüllt vier Standards: 1) muss exklusiv mit der sich unterschriebenen Person verbunden sein, 2) kann nachhinein mit der sich unterschriebenen Person verbunden werden, 3) muss so hergestellt werden, dass sie nur von dem Signatar kontrolliert wird, und 4) alle späteren Änderungen nachvollziehbar und nachverfolgt werden können. 
3. Fortgeschrittene elektronische Unterschrift aufgrund eines qualifizierten Zertifikats. Ist auch als gesichertes Zertifikat, starke digitale Unterschrift, oder qualifizierte digitale Unterschrift bekannt. Solche Unterschrift muss zwei Standards erfüllen: 1) muss durch ein Gerät für gesicherte Unterschrift erzeugt werden (bekannt auch als Zertifizierungs-Authority [CA]), und 2) muss technische Unterstützung haben, die dafür sorgt, dass der Schlüssel nicht erzwungen, oder in gemäßigter Zeit reproduziert wurde.

Was bedeutet eine digitale Unterschrift?

Digitale Unterschriften werden als Untergruppe der elektronischen Unterschriften gesehen. Wobei die elektronische Unterschrift einen legal-verbindlichen Nachweis darstellt, eine digitale Unterschrift dagegen die Grundtechnologie der Verschlüsselung präsentiert, die die Richtlichkeit der Transaktion prüft.

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