Wann erleben wir die papierlosen Büros

06.06.2016

Digitalisierung und Dokumentmanagement gehören unter die Top-5 der meistverwendeten Unternehmens IT Systeme. Die Mehrheit der Firmen bezeichnet diese als nutzbringend und mehr als ein Viertel plant in kommenden drei bis fünf Jahren in diese Lösungen zu investieren. 

Markterkundigung der internationalen GfK Agentur in Zusammenarbeit mit der Wochenfachzeitschrift TREND und der IT Assoziation durch 146 Respondenten zeigte, dass Digitalisierung und Dokumentmanagement Systeme heutzutage von 60% der Firmen benutzt werden. Über 79% von ihnen bewerten Diese als nützlich, wobei 28% der Respondenten eine Investition innerhalb der kommenden fünf Jahre in die Digitalisierung und das Dokumentmanagement planen. Fragen wurden vor allem von IT Managern und IT Spezialisten beantwortet, teilweise auch von Geschäftsführer und Eigentümer der mitteleständischen- (50 bis 250 Mitarbeiter) und Großunternehmen (über 250 Angestellte).

SIGNATUS: Wann erleben wir die papierlosen Büros

Obwohl immer mehr und mehr Unternehmen Dokumentmanagement Systeme benutzen, jeder von uns über E-Mails oder verschiedene Chat-Möglichkeiten kommuniziert, und über Digitalisierung von überall zu hören ist, trotz alledem senkt der Papiergebrauch weltweit kaum. Eher umgekehrt, der Verbrauch verdoppelte sich weltweit seit den 80-er Jahren.

Die Idee des papierlosen Büros ist dabei weder zehn, noch zwanzig Jahre alt – dieses Konzept erschien bereits vor 40 Jahren. Trotz alledem verwendet ein durchschnittlicher Büroangestellter jährlich bis zu 10 Tausend Papierblatt, erklärt die Assoziation The Paperless Project. Fast die Hälfte der gedruckten Dokumente endet noch am selben Tag im Papierkorb. Für die Papier-Produktion wird heutzutage über 40% Holz verwendet, das weltweit für Industriezwecke ausgefördert wird. 

Dieses Ergebnis scheint nicht nur für die Umwelt negativ zu sein. Für Firmen ist der Druck und die Papierhandhabung uneffektiv und die Lagerung der Papierdokumente auch potenziell Gefahr drohend. Ein Büroangestellter verbraucht beim Dokumentensuchen in E-Mails und Papier-Archivräumen 30 bis 40% der Arbeitszeit. Und Mehrheit (70%) der Firmen würde im Falle einer Katastrophe, z.B. Verlust der Papierevidenz durch Brandfall oder Hochwasser, eigene Existenz innerhalb drei Wochen  beenden müssen.

Warum wird in den Firmen trotzdem Papier vor einem Digitalformat bevorzugt? Bei jemandem ist es vielleicht die Gewohnheit – Papier liegt tief in unseren Herzen, wir berühren es gerne, schreiben Notizen drauf. Obwohl Forschungen bestätigen, dass Menschen von einem Display schneller und mit weniger Mühe lesen können, bei einer Prioritätsfrage bevorzugen sie das Papier. Tief eingeprägte Angewohnheiten lassen sich schwer ändern, und Stereotypänderungen brauchen Zeit.

Ähnlich sieht es mit den anderen gedachten Barrieren. Ein häufiges Argument für Papierbehauptung ist der Bedarf ein Dokument zu unterschreiben und zu archivieren. Dabei ist es heutzutage kein Problem, Dokumente digital auf Tablet zu unterschreiben, das die handgeschriebene Unterschrift durch Berührungsstift erfassen kann. Und in Kombination mit einer Software diese Unterschriftsdaten (inkl. biometrische Merkmale) mit Dokument zu verbinden, z.B. in einem Vertrag. Es erinnert uns an die Art und Weise sich zu unterschreiben, an das wir alle gewohnt sind. Alles ist auf dem Display sichtbar, die Eingaben kontrollierbar. Der einzige Unterschied liegt daran, dass wir kein Papier unterschreiben, sondern ein elektronisches Dokument direkt auf dem Bildschirm von einem Tablet. 

Digitale Unterschreibung öffnet Wege zu neuen Möglichkeiten des Kundenservices, zu schnelleren und effektiveren Firmen-Prozesse. Sie bringt Kostenersparnis für Druck, Distribution und Archivierung der Dokumente, und nicht zu letzt auch höhere Sicherheit, da eine Software wie SIGNATUS die unterschriebenen Dokumente im Tablet zu speichern, oder sie laufend mit einem Server zu synchronisieren ermöglicht.

Durch eindeutige Beiträge der digitalen Dokumente-Bearbeitung in papierlosen Prozessen, und sukzessive Änderung der “eisernen” Angewohnheiten, begeht sich das Papier definitiv bald auf die Ruhepause. 

Mehr über SIGNATUS Lösung, die rechtlich bindende, legale eigenhändige Unterschrift von elektronischen PDF-Dokumenten können Sie hier erfahren.

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