Personalagenturen können durch eigenhändige digitale Unterschrift papierfrei werden

28.03.2017

Angestellte einer der größten Personalagenturen in der Tschechischen Republik unterschreiben Verträge und Gehaltsabrechnungen auf Tablet. Dank dessen digitalisierte das Unternehmen ihre komplette Papieragenda.

Wissen Sie, wieviel Papierblatt Sie täglich ausdrucken, und anschließend unterschrieben ins Archiv anlegen? AGENTURA PLUS, eine der größten tschechischen Personalagenturen, zählte ihren Verbrauch zusammen. Angestellte einer Zentrale und sieben Filialen drucken monatlich um die 38 Tausend Papierblatt aus.

Die Arbeitsanwärter, Halbzeit-, oder Vollzeitbeschäftigte unterschreiben in Arbeitsagenturen tagtäglich Arbeitsverträge, Vereinbarungen der Arbeitstätigkeit, wie auch dazugehörige Dokumente wie Steuerermäßigungserklärungen, materielle Verantwortlichkeitserklärungen und Gehaltsabrechnungen. Das Ergebnis solcher Aktivitäten ist nicht nur hohe Kosten für Druck und Archivierung, sondern auch unnötige Zeitverluste. Druck, Anlage und Nachsuche der Dokumente nehmen viel Zeit der Filialen-Angestellte in Anspruch.

ENDE DER PAPIER-INEFFEKTIVITÄT

Eigenhändige digitale Unterschrift - SIGNATUS Das Papier-Archiv wird beim Unternehmen AGENTURA PLUS seit Ende 2016 nicht mehr vergrößert. Alle Dokumente - von Verträgen bis zu Gehaltsabrechnungen - werden nämlich digital, mit Hilfe von SIGNATUS unterschrieben. Den ersten Schritt zu einer Digitalisierung machte das Unternehmen durch Benutzen von FINUS, Anasoft’s Wirtschaftssoftware bereits vor mehreren Jahren. Die Notwendigkeit, jedes Dokument zu drucken, zu unterschreiben und zu archivieren, wurde die Agentur allerdings erst durch Einsatz der Lösung für digitale eigenhändige Unterschrift der Dokumente los.

Wenn heutzutage der, oder die Angestellte im System ein Dokument zur Unterschrift vorbereitet, wird nicht der Drucker gestartet, sondern erscheint das Dokument über einen Klick auf Tablet. Der Arbeitnehmer, bzw. Arbeitsanwärter sieht das ganze Dokument genau wie gewohnt - mit dem Unterschied, dass er kein Papier, sondern ein Tablet in der Hand hält.

Rechtskräftige Verifizierung

Unterschreiben der rechtkräftig-bindenden Dokumente Software namens SIGNATUS, das mit beliebiger Wirtschaftssoftware kommunizieren kann, vereint die Unterschrift mit dem Dokument, und anschließend an Server, bzw. E-Mail verschickt. Hierdurch wird auch die bekannte Frage der möglichen unautorisierten Signatur-Manipulation beantwortet und versichert, die durch Unterschreiben auf Sign-Pads in den Banken bekannt ist. Mit eigenhändiger Unterschrift auf Tablet können auch die Graphologen einfach arbeiten, ist der Papierform gleichwertig und voll-rechtskräftig (Länderspezifisch).

Alle mit Klienten zusammenhängende Dokumente, eigenhändig unterschriebene inbegriffen, werden in den Klienten-Ordner zentral angelegt. Hier sind sie jederzeit und von beliebiger Filiale elektronisch aussuchbar und greifbar. Der leitende Arbeitgeber kann in Realzeit überprüfen, wie das Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter verläuft, oder ob alle nötigen Zertifikate und Befugnisse dieser Klienten vorhanden sind. Während einer möglichen Amtskontrolle ermöglicht es dem Manager, jegliche Klienten-Dokumente möglichst schnell auszusuchen.

Niedrigere Kosten, Höhere Effektivität

Erhöhung der Effektivität Elektronische Archivierung ist gleichzeitig auch den Filialen-Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen behilflich. Die beschäftigen sich nicht mehr mit Kartonen voll von Papier-Gehaltsabrechnungen und -Dokumenten in Fällen, wenn z.B. ein Teilzeit-Arbeiter reklamieren möchte, nicht richtig bezahlt gewesen zu sein.

Direkte Druckkosten eines Papierblattes voll von Text betragen ungefähr 1,3 Eurocent, was bei einem Unternehmen mit monatlichen fünfzig Tausend Stück Papier eine jährliche Ausgabe von fast 8 Tausend Euro heißt. Solche Kosten von Papier und Tinte sind allerdings nicht die Einzigen. Was normalerweise unsichtbar bleibt, ist die Ineffektivität und der Zeitverlust der Angestellten. Anhand der Organisation “The Paperless Project” verbraucht jeder Angestellte ein Fünftel seiner Arbeitszeit durch Papierdurchsuchen. Anders gesagt, mit Informationssuche verbringt in der Woche jeder von uns einen ganzen Arbeitstag.

Dadurch berechnet AGENTURA PLUS einen Beitrag der Digitalisierung auch in höherer Effektivität seiner Mitarbeiter, die durch schnelleren Kunden-Service erzielt wird. Zusätzlich eröffnet die digitale eigenhändige Unterschrift der Dokumente auch die Türe neuer Möglichkeiten, wie z.B. Arbeit der Angestellten außerhalb des Büros.

Schließlich können die Mitarbeiter, wie auch die Unternehmensleitung stolz darauf sein, dass ihre Agentur szs. Grün geworden ist.