Document Management & Workflow
Správa štandardných dokumentov a prechod na používanie inteligentných dokumentom
Systém pre správu dokumentov (Document Management System - DMS) je počítačový systém alebo sada aplikácií použitých na sledovanie, riadenie obehu a ukladanie elektronických dokumentov a obrazov papierových dokumentov. Zahŕňa zachytávanie, vyhľadávanie, vypĺňanie, bezpečnosť, archiváciu, skartáciu, pracovné postupy (workflow), autentifikáciu a schvaľovanie dokumentov.
Najčastejšie prípady nasadenia Systému správy dokumentov:
- Publikácia dokumentov, komentáre a pripomienkovanie, skenovanie, OCR a archivácia dokumentov
- Inteligentné formuláre
- Elektronický spis, elektronický podpis, autenticita a bezpečnosť informácií
Požiadavky na systémy pre riadenie obehu písomností majú široký záber, všeobecne sa dajú rozdeliť do niekoľkých kategórií:
- Funkčné pokrytie všetkých „životných“ etáp písomnosti (vznik, doplňovanie, pripomienkovanie, tok informácií, zaraďovanie, ukladanie na potrebnú dobu)
- Integrovateľnosť (integrovateľnosť s ostatnými systémami, multifunkčnosť a otvorená architektúra služieb, t.j. spolupráca s aplikáciami na úrovni WebServices a XML)
- Bezpečnosť (certifikácia, podpora elektronického podpisu, zabezpečenie dokumentu počas celého jeho životného cyklu, schopnosť auditu a sledovanie vybraných činností nezávisle na aplikácii)
- Legislatíva (napr. archivácia v súlade s platnou legislatívou)
- Technológia (platforma elektronického dokumentu postavenú na uznávaných otvorených štandardoch, nezávislosť dokumentu na aplikácii, minimalizácia obmedzenia používateľa, optimalizácia rozširovania technických prostriedkov, zaručenosť budúceho vývoja a podpory)
Kľúčové kritériá bezpečnosti zaistené dokumentom:
- Dôvernosť - zaistenie obsahu proti zneužitiu
- Oprávnenia - kto a čo má povolené s dokumentom vykonávať
- Zodpovednosť - čo daná osoba s dokumentom urobila
- Integrita - overenie, že dokument nebol zmenený
- Pravosť – overenie, odkiaľ dokument pochádza
- Nespochybniteľnosť - zaistenie, aby signatár nemohol poprieť ním podpísaný dokument
Viac informácií nájdete tu.
