ANASOFT

Home > Riešenia

Document Management & Workflow


Správa štandardných dokumentov a prechod na používanie inteligentných dokumentom

 

Systém pre správu dokumentov (Document Management System - DMS) je počítačový systém alebo sada aplikácií použitých na sledovanie, riadenie obehu a ukladanie elektronických dokumentov a obrazov papierových dokumentov. Zahŕňa zachytávanie, vyhľadávanie, vypĺňanie, bezpečnosť, archiváciu, skartáciu, pracovné postupy (workflow), autentifikáciu a schvaľovanie dokumentov.

Najčastejšie prípady nasadenia Systému správy dokumentov:

  • Publikácia dokumentov, komentáre a pripomienkovanie, skenovanie, OCR a archivácia dokumentov
  • Inteligentné formuláre
  • Elektronický spis, elektronický podpis, autenticita a bezpečnosť informácií



Požiadavky na systémy pre riadenie obehu písomností majú široký záber, všeobecne sa dajú rozdeliť do niekoľkých kategórií:

  • Funkčné pokrytie všetkých „životných“ etáp písomnosti (vznik, doplňovanie, pripomienkovanie, tok informácií, zaraďovanie, ukladanie na potrebnú dobu)

  • Integrovateľnosť (integrovateľnosť s ostatnými systémami, multifunkčnosť a otvorená architektúra služieb, t.j. spolupráca s aplikáciami na úrovni WebServices a XML)

  • Bezpečnosť (certifikácia, podpora elektronického podpisu, zabezpečenie dokumentu počas celého jeho životného cyklu, schopnosť auditu a sledovanie vybraných činností nezávisle na aplikácii)
  • Legislatíva (napr. archivácia v súlade s platnou legislatívou)

  • Technológia (platforma elektronického dokumentu postavenú na uznávaných otvorených štandardoch, nezávislosť dokumentu na aplikácii, minimalizácia obmedzenia používateľa, optimalizácia rozširovania technických prostriedkov, zaručenosť budúceho vývoja a podpory)

Kľúčové kritériá bezpečnosti zaistené dokumentom:

  • Dôvernosť - zaistenie obsahu proti zneužitiu
  • Oprávnenia - kto a čo má povolené s dokumentom vykonávať
  • Zodpovednosť - čo daná osoba s dokumentom urobila
  • Integrita - overenie, že dokument nebol zmenený
  • Pravosť – overenie, odkiaľ dokument pochádza
  • Nespochybniteľnosť - zaistenie, aby signatár nemohol poprieť ním podpísaný dokument


    Viac informácií nájdete tu.